企業(yè)電子憑證如何管理才合規(guī)，又如何進(jìn)行報(bào)銷、入賬、歸檔？這一系列問題在國家《關(guān)于公布電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》出臺(tái)后，有了更明確的答案。
在《關(guān)于公布電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》中，首次規(guī)范了“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標(biāo)準(zhǔn)，明確了電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環(huán)節(jié)全流程標(biāo)準(zhǔn)化無紙化處理。這不僅為廣泛存在的電子憑證“接收難、入賬難、 歸檔難”問題提供了解決路徑，更明確了電子憑證的法律效力，標(biāo)志著真正“無紙化”時(shí)代的到來。
那么，政策有了、方向有了，企業(yè)如何做才能符合國家對(duì)于電子憑證的合規(guī)要求，真正解決電子憑證的接收、入賬、 歸檔難題？近期，合思檔案「電子憑證中心」功能正式上線，全面解決企業(yè)電子憑證數(shù)據(jù)在線獲取、統(tǒng)一存儲(chǔ)、集中管理、實(shí)時(shí)跟蹤等一系列難題，保障電子憑證數(shù)據(jù)來源的合法性、真實(shí)性以及數(shù)據(jù)安全性，大大降低企業(yè)電子憑證流通成本，徹底打破電子憑證合規(guī)難題。
合思檔案作為領(lǐng)先的單套制電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，其提供的預(yù)歸檔服務(wù)已經(jīng)匯集了來自票據(jù)、業(yè)務(wù)、資金、核算等系統(tǒng)的會(huì)計(jì)資料。接收端試點(diǎn)單位在報(bào)銷業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)入賬完成后、會(huì)計(jì)憑證歸檔之前，需要根據(jù)實(shí)際入賬情況使用工具包生成入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件?！鸽娮討{證中心」功能快速實(shí)現(xiàn)電子憑證入賬信息實(shí)例文檔的封裝，并創(chuàng)新性地將封裝節(jié)點(diǎn)設(shè)定為“入賬后、歸檔前”，以更大限度突破電子憑證的流程管理效率。
合思「電子憑證中心」功能是遵從會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)形成的電子憑證數(shù)據(jù)中心，用于企業(yè)外部電子憑證數(shù)據(jù)匯集，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)多渠道獲取、驗(yàn)簽、解析、自動(dòng)填報(bào)、入賬、封裝、歸檔的端到端全流程自動(dòng)化。
隨著原始數(shù)據(jù)對(duì)原始憑證的完全替代，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)流轉(zhuǎn)的媒介不再是紙張，而是永不下線的數(shù)據(jù)。通過合思檔案廣泛連接的能力，對(duì)接各類業(yè)財(cái)系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)價(jià)值最大程度釋放。
在預(yù)歸檔服務(wù)環(huán)節(jié)，合思檔案即可提取電子憑證數(shù)據(jù)進(jìn)入電子憑證中心。通過對(duì)電子憑證進(jìn)行驗(yàn)簽，解析提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)XBRL。若電子憑證提取的不是XBRL格式，則進(jìn)行發(fā)票要素查驗(yàn)，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為XBRL格式。轉(zhuǎn)換成功后，結(jié)合入賬的記賬憑證信息，生成入賬結(jié)構(gòu)化實(shí)例文件。企業(yè)可在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)覽、更新入賬實(shí)例文檔；同時(shí)支持導(dǎo)出，用于外部審計(jì)、稽查、上傳財(cái)政部備案。
重點(diǎn)關(guān)注一：全面匯集財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)
通過預(yù)歸檔功能，合思檔案強(qiáng)大的可視化規(guī)則引擎，可按照業(yè)務(wù)單據(jù)關(guān)聯(lián)邏輯、實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)自定義關(guān)聯(lián)關(guān)系搭建。自動(dòng)完成電子憑證與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匹配，實(shí)現(xiàn)發(fā)票流、合同流、資金流、貨物流的四流合一數(shù)據(jù)匯集。
重點(diǎn)關(guān)注二：批量驗(yàn)簽、驗(yàn)真，自動(dòng)化解析
企業(yè)外部電子憑證進(jìn)入電子憑證池后，支持批量進(jìn)行驗(yàn)簽、驗(yàn)真、為該電子憑證打上標(biāo)簽，標(biāo)記該電子憑證的真實(shí)性。
重點(diǎn)關(guān)注三：入賬實(shí)例文檔支持生成、更新、導(dǎo)出
通過驗(yàn)簽的電子憑證，在電檔完成檔案組裝后，可生成電子憑證的入賬實(shí)例XBRL文檔。同時(shí)標(biāo)記該憑證已入賬。當(dāng)電子憑證入賬信息變更時(shí)，支持更新入賬實(shí)例XBRL文檔信息。支持批量導(dǎo)出電子憑證入賬實(shí)例XBRL文檔，用于外部審計(jì)、稽查、上傳財(cái)政部備案。
重點(diǎn)關(guān)注四：支持在線預(yù)覽、更新、導(dǎo)出電子憑證實(shí)例文檔
當(dāng)一個(gè)電子憑證多次入賬時(shí)，支持在線查看多個(gè)入賬實(shí)例文檔。通過每個(gè)入賬實(shí)例文檔，都可以清晰查看電子憑證的基礎(chǔ)憑證信息、電子憑證狀態(tài)、會(huì)計(jì)主體信息、入賬記賬憑證信息等，滿足對(duì)電子憑證接收、入賬、歸檔的全流程跟蹤與記錄。
重點(diǎn)關(guān)注五：數(shù)據(jù)匯集便捷連貫，電子憑證接收、入賬、歸檔全面支持
廣泛連接主流業(yè)財(cái)軟件，多渠道采集，開放式系統(tǒng)對(duì)接，數(shù)據(jù)歸集不捆綁。
試點(diǎn)要求的9類電子憑證類型，不同的格式（OFD、PDF、XML）全面支持采集、驗(yàn)簽、解析XBRL，生成入賬結(jié)構(gòu)化實(shí)例文檔。
未來，在L4級(jí)無需報(bào)銷解決方案的全鏈路支撐下，合思檔案將持續(xù)迭代功能，可全維實(shí)現(xiàn)從聚合消費(fèi)、費(fèi)用報(bào)銷、導(dǎo)入驗(yàn)票、智能審批、自動(dòng)支付、財(cái)務(wù)記賬、數(shù)據(jù)歸檔全流程智能化體驗(yàn)。
