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作為一家擁有上萬名員工、3500+經(jīng)銷商、100萬+終端門店的連鎖食品集團(tuán),D企銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國,遠(yuǎn)銷海外。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和國際化交流增多,高昂的差旅成本、冗長的報(bào)銷核算流程、頻繁的員工差旅投訴,倒逼企業(yè)重塑差旅流程。盡管D企早已接入了TMC系統(tǒng),員工因公出行可在平臺(tái)上免墊資訂購“機(jī)酒火”,同時(shí)也能緩解財(cái)務(wù)審批、復(fù)核的壓力。但事實(shí)上,財(cái)務(wù)的工作并未變得輕松,反而更加復(fù)雜且繁瑣。

以上均是D企財(cái)務(wù)真實(shí)的工作感受。即使接入了數(shù)字化系統(tǒng),但企業(yè)整體的工作效率并沒有提高。財(cái)務(wù)的工作時(shí)間、工作熱情被消耗,員工對(duì)于供應(yīng)商也有怨言,例如旺季經(jīng)常訂不到酒店。因此,差旅成本已經(jīng)成為僅次于人力資源支出的第二大可控成本,而D企也深刻意識(shí)到差旅費(fèi)控的重要性。

到底有沒有能讓員工舒適出差、財(cái)務(wù)高效入賬、有效管控差旅成本的方案?答案是“有!”——「合思費(fèi)控無需報(bào)銷解決方案」

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01

對(duì)賬單必須滿足財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn),才能算提效!

大多數(shù)供應(yīng)商給到的對(duì)賬單都需要財(cái)務(wù)二次加工,才能進(jìn)行核算。通過excel整理后,再轉(zhuǎn)發(fā)給各成本中心負(fù)責(zé)人審核。這種作業(yè)方式并沒有起到降本增效的作用,反而增加了在手工記賬、調(diào)賬、紙質(zhì)發(fā)票歸檔等工作的時(shí)間。

在無需報(bào)銷方案中,員工前期在合思費(fèi)控申請(qǐng)時(shí)所填寫的費(fèi)用類型、成本中心的信息,會(huì)在合思商城訂購時(shí)直接帶出。合思商城開具的對(duì)賬單包含費(fèi)用類型、成本中心、單據(jù)ID、出行人信息、訂單信息等內(nèi)容,通過<對(duì)賬結(jié)算中心>在線拆分子對(duì)賬單,按照企業(yè)自身的管理要求,為費(fèi)用管理負(fù)責(zé)人自動(dòng)生成相應(yīng)的賬單用于單據(jù)核對(duì),僅需幾分鐘就可以完成對(duì)賬單的拆分,并一鍵分發(fā)給負(fù)責(zé)人審核,全程無需財(cái)務(wù)線下溝通,確保高效準(zhǔn)確。

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若企業(yè)在核對(duì)賬單時(shí),發(fā)現(xiàn)異常賬單(如賬單明細(xì)中扣款錯(cuò)誤、賬單明細(xì)歸屬期間錯(cuò)誤),合思商城支持線上發(fā)起“賬單調(diào)整”申請(qǐng),企業(yè)可直接將有問題的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量修改,賬單調(diào)整申請(qǐng)也將會(huì)發(fā)送至合思服務(wù)人員,進(jìn)行確認(rèn);在合思確認(rèn)后,可調(diào)整單據(jù)狀態(tài)。待財(cái)務(wù)確認(rèn)修改后,即完成了異常賬單的調(diào)整。相較于線下頻繁地與供應(yīng)商溝通確認(rèn),在線調(diào)整的方式更加透明、有效,便于跟蹤。

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訂單確認(rèn)后,合思商城的結(jié)算工作人員在為企業(yè)開票過程中,會(huì)將發(fā)票影像數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在系統(tǒng)內(nèi)。財(cái)務(wù)一鍵獲取發(fā)票,發(fā)票數(shù)據(jù)自動(dòng)綁定消費(fèi)明細(xì)。若其中有缺失的發(fā)票,如火車票已被某位員工取走,財(cái)務(wù)可一鍵發(fā)起待辦催票,真正解放財(cái)務(wù)的精力。在后期的差旅數(shù)據(jù)報(bào)告中,也可調(diào)取缺票數(shù)據(jù),對(duì)經(jīng)常自行取票的員工進(jìn)行針對(duì)性“提醒”。

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此時(shí),財(cái)務(wù)的工作將變成什么樣?

無需等待紙票郵寄即可完成入賬;待紙質(zhì)發(fā)票收到后,直接歸檔;核算、歸檔工作至少縮短了3個(gè)工作日,在不缺票的前提下,僅需1-2個(gè)工作日即可完成上個(gè)月的差旅結(jié)算、核算、歸檔工作。這才是真正的解放財(cái)務(wù)生產(chǎn)力、提高企業(yè)效率的數(shù)字化差旅方案!

02

量價(jià)齊升推高企業(yè)差旅成本

『省』真的很重要!

經(jīng)歷疫情“黑天鵝”對(duì)企業(yè)經(jīng)營的挑戰(zhàn),當(dāng)前企業(yè)對(duì)于費(fèi)用管控的意識(shí)愈發(fā)強(qiáng)烈。根據(jù)未來財(cái)務(wù)人研究院聯(lián)手合思共同編制的《2023費(fèi)控及差旅趨勢分析報(bào)告》顯示,2023上半年差旅業(yè)務(wù)井噴式增長,差旅費(fèi)用管控成為管理者關(guān)注的重點(diǎn)話題。合思率先實(shí)現(xiàn)全鏈路L4級(jí)無需報(bào)銷解決方案,到底可以給企業(yè)帶來什么?

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多角度的成本節(jié)省

差旅成本除了員工訂購消費(fèi)的顯性成本外,還有流程運(yùn)轉(zhuǎn)、協(xié)同溝通、票據(jù)核查等隱性成本。

●員工訂購時(shí),合思商城聚合多家供應(yīng)商比價(jià)、最大限度的進(jìn)行協(xié)議托管,為企業(yè)盡可能爭取低價(jià)。

●差標(biāo)設(shè)置時(shí),商城提供前后2小時(shí)低價(jià)航班推薦、同行人同住的多種差標(biāo)管控方式,為企業(yè)降低差旅成本。

●無需報(bào)銷場景下,員工僅需事前申請(qǐng)+免墊資訂購。出差中無需收集發(fā)票。出差后無需貼票報(bào)銷,最大程度釋放員工精力;財(cái)務(wù)月底統(tǒng)一對(duì)賬結(jié)算,最快2小時(shí)即可完成入賬歸檔。任何形式的催辦、提醒均可通過系統(tǒng)完成。這仿佛為企業(yè)量身定制了私人秘書,讓全公司都體會(huì)到數(shù)字化、自動(dòng)化帶來的便利。

消費(fèi)即合規(guī),免去企業(yè)超標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)

在真實(shí)差旅場景中,員工出差住酒店,難免會(huì)出現(xiàn)超標(biāo)預(yù)訂、虛報(bào)費(fèi)用等“灰色地帶”。這些“灰色地帶”不僅給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失,還隱藏審計(jì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。而通過無需報(bào)銷方案,申請(qǐng)校驗(yàn)行程真實(shí)性、預(yù)定校驗(yàn)費(fèi)用合規(guī)性、統(tǒng)一開票保障票據(jù)合法性。

通過數(shù)據(jù)優(yōu)化管理手段

企業(yè)采用各種各樣的流程手段、規(guī)章制度,最終都是為了企業(yè)效益最大化服務(wù)。管理是動(dòng)態(tài)調(diào)整的過程,即需要結(jié)合企業(yè)不同發(fā)展階段進(jìn)行針對(duì)性的策略調(diào)整。而有效的管理手段一定是結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)狀態(tài)的,即是“本土化”的。數(shù)據(jù)是指引管理手段優(yōu)化的最有效的工具,通過差旅數(shù)據(jù)分析,合思已服務(wù)超過數(shù)千家客戶,幫助它們調(diào)整優(yōu)化企業(yè)的差標(biāo)、管控規(guī)則、協(xié)議酒店,讓企業(yè)的差旅降本再創(chuàng)新記錄。

03

實(shí)踐案例

10月12日,誠邀您參加2023合思未來財(cái)務(wù)人大會(huì)暨秋季產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。

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標(biāo)簽:差旅 報(bào)銷 才是真正 無需 方案 企業(yè) 合思費(fèi)控
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