一、會(huì)前工作
（一）會(huì)議確立
根據(jù)全集團(tuán)工作部署或者工作需要，進(jìn)而召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議主要包括年度工作會(huì)、務(wù)虛會(huì)、職代會(huì)，各項(xiàng)董事會(huì)會(huì)議（股東大會(huì)）、監(jiān)事會(huì)會(huì)議、黨委會(huì)、經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議，月度例會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、總結(jié)會(huì)、工作布置會(huì)議以及其它會(huì)議；行外政府部門(mén)、監(jiān)管部門(mén)調(diào)研會(huì)、座談會(huì)、通報(bào)會(huì)，政府、企事業(yè)單位、公司等業(yè)務(wù)洽談會(huì)以及其它會(huì)議。
（二）會(huì)議內(nèi)容及議題
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確立會(huì)議后，會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人積極跟相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或外部單位聯(lián)絡(luò)員確定會(huì)議內(nèi)容及議題。就例會(huì)舉例，一是根據(jù)近期工作情況或年度、季度工作任務(wù)完成情況擬定會(huì)議主題，明確會(huì)議目的；二是向各子公司征集會(huì)議議題及需總行協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，明確工作重點(diǎn)，著重解決工作難點(diǎn)，制定確保完成工作任務(wù)目標(biāo)的工作措施及方案。三是草擬會(huì)議議程，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)盡快確定會(huì)議時(shí)間、議程、主持人等事項(xiàng)。
（三）會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)
確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、主持人等。督促相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備好會(huì)議材料，包括會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿以及會(huì)議相關(guān)材料。
做好會(huì)議后勤保障準(zhǔn)備工作：一是通過(guò)OA系統(tǒng)或電話詢問(wèn)后勤服務(wù)中心申請(qǐng)會(huì)議室相關(guān)事項(xiàng)；二是確保會(huì)議室音響設(shè)備、投影儀、遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)、電子媒屏（會(huì)議橫幅）等設(shè)備支持；三是根據(jù)參會(huì)人員跟安保部聯(lián)系，酌情預(yù)留好一樓停車位數(shù)量；四是與后勤服務(wù)中心聯(lián)系并通知清潔人員提前對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行打掃，擺放桌子、椅子、礦泉水等物品；五是與后勤服務(wù)中心對(duì)接大型會(huì)議專用電梯、參會(huì)人員用餐、座位指示牌等事宜。
（四）會(huì)議通知
會(huì)議通知的基本內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人、會(huì)議議程、參會(huì)人員以及是否需要參會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言材料等。會(huì)議確定后，會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議重要程度以郵件、電話、短信等方式進(jìn)行會(huì)議通知，確保參會(huì)人員知曉各會(huì)議事項(xiàng)。
會(huì)議通知方式包括郵件通知、電話通知、短信通知、OA系統(tǒng)通知、微信群通知。
1.郵件通知：確保將會(huì)議通知發(fā)送至各參會(huì)各單位及其主要負(fù)責(zé)人郵箱，并查看郵件送達(dá)狀態(tài)及閱讀記錄。
2.電話通知：注意禮貌用語(yǔ)，不卑不亢，吐字清晰精準(zhǔn)。同時(shí)記錄通知的時(shí)間、接電話人員姓名。
3.短信通知：年度工作會(huì)等大型會(huì)議需通過(guò)短信平臺(tái)進(jìn)行會(huì)議通知及參會(huì)注意事項(xiàng)的溫馨提示，擬好短信內(nèi)容走流程后發(fā)送。關(guān)于常規(guī)會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況，一般會(huì)前一天發(fā)送會(huì)議通知短信，會(huì)前1-2小時(shí)發(fā)送會(huì)議提醒短信。
4.OA系統(tǒng)通知：在OA系統(tǒng)上發(fā)布會(huì)議通知，并做好查閱記錄。
5.微信群通知：在“內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)群”內(nèi)發(fā)布會(huì)議通知，再次提醒參會(huì)人員，確保通知到位。
根據(jù)會(huì)議要求，原則上需回復(fù)參會(huì)人員名單，并及時(shí)提醒參會(huì)單位落實(shí)參會(huì)人員名單。
（五）會(huì)務(wù)準(zhǔn)備
會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)提前做好會(huì)場(chǎng)布置準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利召開(kāi)，相關(guān)工作要求如下：
1.會(huì)場(chǎng)布置。
水牌打印需要用粉色紙張，根據(jù)統(tǒng)一模板（宋體加粗、150字號(hào)）（附件1）要求制作。
水牌的擺放：領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在中間，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在左，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在右，依次類推；領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在中間，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依舊在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左首，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右首，依次類推。1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)視情況而定，接待來(lái)訪客人時(shí)，為突顯尊重，通常把客人作為1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)。
會(huì)議室整體座位布置：小型、中型、圓型、大型會(huì)議室及會(huì)客室座位布置示意圖（附件2）。
會(huì)前半小時(shí)再次確認(rèn)水牌擺放是否正確，會(huì)議室空調(diào)是否開(kāi)啟，視頻語(yǔ)音設(shè)備是否正常使用，后勤保障人員是否已經(jīng)到位，錄音筆是否備好以及其它布置的檢查工作。
2.會(huì)議材料。
會(huì)議材料應(yīng)包括：領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持詞、會(huì)議議程（附件3）、正式會(huì)議通知（附件4）、參會(huì)人員名單（附件5）及相關(guān)匯報(bào)材料。及時(shí)督辦相關(guān)單位做好會(huì)議材料準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議或大型會(huì)議，會(huì)議材料原則上要在會(huì)議前一天收集完畢，并對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行逐個(gè)校對(duì)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。需要印刷會(huì)議材料的,將材料PDF格式文件發(fā)送至印刷店打印。
3.會(huì)議請(qǐng)假。
請(qǐng)假包括口頭請(qǐng)假與書(shū)面請(qǐng)假。一般性會(huì)議因事不能參加的，可跟集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)口頭請(qǐng)假，經(jīng)得同意后報(bào)備辦公室會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人處；重要會(huì)議及大型會(huì)議要有書(shū)面請(qǐng)假，按要求填寫(xiě)請(qǐng)假條，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章后，將紙質(zhì)版或掃描件報(bào)備至辦公室。
二、會(huì)中工作
（一）會(huì)議簽到
會(huì)前準(zhǔn)備好數(shù)份簽到表（附件6），并督促好參會(huì)人員簽到，同時(shí)引導(dǎo)參會(huì)人員入座。會(huì)前5分鐘仍未到會(huì)的人員，則進(jìn)行電話提醒，確保參會(huì)人員到齊。
（二）材料擺放
根據(jù)參會(huì)人員數(shù)量，準(zhǔn)備好會(huì)議材料。如領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議材料與其他參會(huì)人員有區(qū)別，請(qǐng)注意擺放位置的正確及擺放時(shí)間的先后。材料擺放要整齊統(tǒng)一，并按照會(huì)議議程有序地?cái)[放材料。會(huì)議記錄本、水性筆等物品的擺放視具體情況而定。
（三）會(huì)議記錄
由專人做會(huì)議記錄。一般情況下，應(yīng)進(jìn)行會(huì)議錄音。會(huì)議記錄內(nèi)容，著重記錄領(lǐng)導(dǎo)的指示、部署等，參會(huì)其他人員有建設(shè)性的意見(jiàn)也要注意記錄。同時(shí)，記錄各單位需總部協(xié)調(diào)解決的各類事項(xiàng)，匯總成表，于會(huì)后發(fā)由相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)及解決方案。
（四）其他會(huì)務(wù)
在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，要時(shí)刻注意會(huì)場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，關(guān)注各領(lǐng)導(dǎo)以及參會(huì)人員的需求，需要紙筆、加水時(shí)，要?jiǎng)幼鬏p快、干脆利落。
三、會(huì)后工作
（一）整理會(huì)場(chǎng)
會(huì)議結(jié)束后，要在第一時(shí)間整理好會(huì)場(chǎng)，注意回收會(huì)議材料和水牌，同時(shí)要提醒參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)帶好隨身物品。會(huì)議相關(guān)材料要及時(shí)整理存檔。
（二）會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要要表現(xiàn)出紀(jì)實(shí)性、概況性和條理性，會(huì)議的共識(shí)、決議等內(nèi)容要完整表現(xiàn)出來(lái)，也要根據(jù)參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的工作動(dòng)態(tài)進(jìn)行延伸。會(huì)議記錄人員要在2個(gè)工作日內(nèi)草擬會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任或副主任核稿，報(bào)分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要（附件7）一般在會(huì)后5個(gè)工作日發(fā)出。
（三）新聞稿
重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)等重要事項(xiàng)的新聞稿，一般提前擬好框架，待會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片及主要會(huì)議內(nèi)容出來(lái)后，盡快在微信平臺(tái)、門(mén)戶網(wǎng)站、內(nèi)網(wǎng)OA發(fā)布相關(guān)會(huì)議報(bào)道。
（四）督辦落實(shí)
會(huì)議決定事項(xiàng)及工作部署匯總成表，移交辦公室負(fù)責(zé)督辦工作的人員，確立督辦事項(xiàng)，根據(jù)《督辦工作制度》相關(guān)要求進(jìn)行督辦。要一對(duì)一落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，定期跟蹤督辦事項(xiàng)的落實(shí)情況，形成督辦報(bào)告，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
四、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)
對(duì)會(huì)議辦理過(guò)程中出現(xiàn)的紕漏和問(wèn)題，要及時(shí)總結(jié)和歸納失誤之處，并形成文字記錄，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，杜絕再次出錯(cuò)。
