每周開例會是管理者最常見的管理動作，管理者常常希望通過每周召開例會了解部門內各項工作的進展情況，讓部門成員之間增進溝通交流更好的協同配合，發現部門工作中的風險隱患及時解決。
開例會的初衷是好的，而且也的確需要開例會。但事實上，很多時候例會開著開著就變成了流于形式的一言堂，不但時間長，一開就是半天，而且也沒有真正起到我們預期的效果，部門成員對待例會的態度也很消極，輪到自己匯報時就是長篇大論的流水賬，等其他人匯報了就馬上埋頭干自己的工作，這樣的例會，連管理者自己都會覺得頭疼。
既然例會必須要開，那怎么開才能高效有作用呢？
首先，我們必須要明確一點，開會不能解決所有問題，開會的目的是找到解決問題的方法，落實責任，確定完成時間。
其次，為了提高開會效率，部門內的日常工作最好不要每周例會再反復說，包括通過周報可以了解的情況，也沒必要每周例會反復說，浪費時間。
最后，不妨嘗試把每周例會變成部門分享會，因為時間有限，每人只允許說一件上周發生的最值得跟大家分享的案例，這種經驗的總結和交流，可以讓整個部門的成員都得到學習和提升，或者也可以是溝通協調會，每周例會要求大家只說不能自己獨立完成的需要其他人配合完成的工作，這樣可以最有效率的完成部門內部的溝通和協調。
另外，要給例會設置一個輪值主持人，會前做好會議日程和各項準備工作，會中監督會議進程，避免大家跑題，拖延會議時間，會后完成會議紀要，各項事宜務必落實到人并跟進各項事宜完成情況。
總之，我們不要為了開例會而開例會，要讓例會變得高效而有意義，真正成為提升部門工作效率，增進部門凝聚力的好工具。
