在日常生活中，數據無處不在，但并不是所有的數據都可以成為資產。只有可控制、可測量和可貨幣化的數據才能成為資產。因此，數據資產（Data Asset）通常具有以下特征：虛擬性、可共享性、時效性、安全性、可交換性和可延展性。從業務或組織的角度來看，數據資產是由業務或組織擁有或控制的、能夠帶來未來經濟利益的數據資源。
數字資產管理可以讓企業輕松地存儲、組織、查找、管理、分發和分析其數字內容，從而增強了數字資產的安全性、組織性和可搜索性。以下是一些值得借鑒的數據資產管理的方法：
降低數據成本：許多組織傾向于存儲大量數據，但這些數據在大部分時間內都沒有被使用，從而導致更高的數據管理成本。所有這些閑置數據的存儲、保護和歸檔的成本也很高。企業應該采取措施，刪除公司不再需要的數據，降低數據管理成本。此外，在獲取新的數據集時，企業應該只對沒有的數據進行投資;如果必須獲取企業已經擁有的新數據集，則應該銷毀舊數據。這將有助于減少重復數據的情況，從而降低數據存儲成本。
從現有數據中獲得更多的價值：公司應該重新評估它從現有數據中獲得的價值，并確定是否可以使用其他方法從數據中獲得更多的價值。此外，它還可以對數據進行優化，刪除有關公司的任何機密信息，并將數據出售給第三方，從而獲得額外的收入。
數據清查與安全：數據存儲和安全性對于確保數據的完整性至關重要。企業應該維護他們擁有的所有數據的目錄，以及數據的簡述文件——文件應該指示數據存儲在何處、何時創建以及如何使用。數據還應該便于員工訪問，如果員工需要獲得訪問數據的授權，應該有明確的審批流程。公司還應通過限制特定數量員工的訪問權限來保護數據的完整性，除非獲得高級管理人員的特別許可。
如何選擇DAM？
在選擇正確的DAM軟件之前，需要確切地考慮為什么要尋找該解決方案，以及從長遠來看它應該滿足哪些要求：
- 工作流程。所有資源都組織得井井有條嗎？或者，也許團隊花費大量時間處理數字資產，但難以找到所需的文件？如果當前的工作流程和文件共享選項需要一些改進，那么DAM解決方案肯定會很有用。
- 目標用戶。另一件要考慮的事情是，一旦實施該系統，誰將使用它。公司里的每個人，還是只有一個部門？應該有什么限制嗎？或許企業希望員工只在辦公室計算機上使用DAM解決方案？
- 工具集成。是否希望該軟件與業務中已經使用的其他系統集成？許多DAM解決方案都有現成的集成和不同的插件可用。在購買DAM軟件之前，請檢查是否可以將其與其他系統集成。這將使使用DAM變得更加容易。
- 數據同步。仔細查看當前的系統，確保可以將所有基本數據傳輸到新的DAM解決方案。還要記住元數據標準。新的DAM系統應該支持IPTC、Exif、XMP格式。
- 預算。在任何價位，都可以找到適合需求的產品。基于云的解決方案不是一項重大投資。
- 特征。根據DAM供應商的不同，可能會發現不同的功能及產品側重點。
數字資產管理系統的功能
數字資產管理系統所應該提供的功能包括：
- 24/7全天候文件訪問和共享：借助數字資產管理，可以隨時隨地訪問的文件。無論只是想查看還是還想與某人共享，都可以安全地使用DAM，而無需在電子郵件中添加多個附件。此外，可以快速輕松地配置所有文件的權限和訪問級別。
- 組織：在許多員工有權訪問的服務器上工作時，可能會出現文件重復。這是因為每個人都以自己的方式組織文件，這有時會令人困惑。借助DAM解決方案，可以根據需要添加過濾器、主題標簽或其他搜索選項。還可以創建集合，允許根據功能將不同文件夾中的文件分組，并在外部共享它們。這極大地改善了組織和工作流程。
- 導入和上傳文件：無論擁有基于云的解決方案還是本地解決方案，都需要將所有文件導入新的DAM軟件。手動將元數據添加到導入的文件首先是耗時的，其次并不總是有效。最簡單的方法是將多個文件一起發送，分多個批次完成。DAM允許在上傳過程中編輯和提取元數據。還可以向現有文件添加附件。
- 共享文件和網絡發布：如果員工經常向客戶或同事發送帶有大量附件的電子郵件，則文件共享會很有用。因為，它為較大的附件提供了很好的解決方案——郵件不支持發送超過10MB的文件。這意味著以高分辨率發送視頻基本上是不可能的。當然你可以壓縮數據，但這樣做需要時間。在選擇DAM供應商之前要特別注意這一點。其中許多還提供通過社交媒體共享文件的功能，或創建一個專門的媒體庫，每個人都可以通過專用鏈接訪問。
- 搜索：良好的搜索選項使許多任務更易于管理，特別是如果可以快速輕松地找到所有需要的文件。如果搜索引擎有必要的過濾器，則更有利于DAM的正常工作。例如，可以使用圖像過濾器。如果使用特定的關鍵字，搜索效果會更好。但是，關鍵字必須與系統中的數據一致。在選擇DAM解決方案時，一定要充分注意搜索選項。
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