在平常的財務(wù)工作中，肯定有員工墊資為企業(yè)買東西，買回來之后找財務(wù)報銷。但是有員工墊資給企業(yè)買辦公用品，報銷過后企業(yè)就接到稅務(wù)局的通知，要求馬上整改，這是怎么回事呢？
員工先墊資再報銷被要求整改！
看以上的案例，被查的原因主要就是以下兩點：
1、該公司日常賬務(wù)管理混亂，還有偷逃個稅的事實，稽查局進而推斷以后覺得有可能存在員工找票報銷抵工資逃避個稅的行為。
2、稅務(wù)局之所以對辦公用品的事注意，是因為沒有哪一家企業(yè)頻繁大量的購買辦公用品，這有違常理。
大家是不是覺得平常也是這么操作的，而且也沒有出現(xiàn)任何問題。其實個人墊資再報銷的風險重重，如果以后再這么操作，請務(wù)必記住以下幾點。
1、個人墊資費用不宜過大
從公司管理角度來看，個人墊資容易出現(xiàn)虛假報銷的問題，所以很多公司都有限制業(yè)務(wù)員墊資金額，超額自己掏。所以大家可以參考現(xiàn)金管理條例的說法，不超過1000元，如果超過建議從公司領(lǐng)取備用金支付。
2、對外采購墊資的人員不宜過多
一般公司負責采購的就是那么幾個，如果大家都墊資報銷，就有發(fā)票抵薪的嫌疑。稅務(wù)局就可能會要求稽查公司這些隱匿在發(fā)票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。
3、墊資費用及時報銷
企業(yè)長期報銷前期費用，最重要就是不利于內(nèi)部的管理，其次就是跨級數(shù)據(jù)的失真，最后稅務(wù)局會質(zhì)疑費用的真實性。
個人墊資除了需要注意以上3點以外，費用報銷還要注意以下5個要點！
1、票據(jù)與實際業(yè)務(wù)吻合
就比如，李四公司采購了一批物料，按理應該取得商品購銷發(fā)票，但最后到財務(wù)報銷時使用的是接受服務(wù)的發(fā)票，這樣的發(fā)票自然是不允許報銷的。
2、附件能有力地支撐費用發(fā)生的真實性
比如，報銷物料的采購款，但是送貨單僅寫了物料一批和總金額，并沒有寫物料的用途、送貨人收收貨人也沒有簽字，財務(wù)人員再審核報銷單時就會根據(jù)這些現(xiàn)有的單據(jù)來判斷該筆采購業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，有無存在舞弊的風險。
3、取得的發(fā)票類別符合稅法要求
水電費、各類外包服務(wù)費、印刷費、辦公費、物料采購費等可以使用專票報銷，吃飯、員工交通費、會所、業(yè)務(wù)招待饋贈禮品等使用普票報銷即可。
4、涉及專票報銷盡可能價稅分離填寫
在填寫保險單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫，有利于財務(wù)后期賬務(wù)處理。
5、附件中文件表單符合內(nèi)部管理流程
很多費用的報銷會牽扯公司內(nèi)部的好幾個部門意見，所以在報銷發(fā)生之前取得這些部門的審批意見。當然，這點是基于公司內(nèi)部管控所延伸出來的，不同的公司要求的標準會不一樣。
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