近日,在專業研究咨詢機構愛分析舉辦的業財稅一體化網絡研討會上,合思·易快報創始人兼CEO馬春荃以《數字化費控,如何助力企業財務數字化轉型升級》為主題,分享了在企業財務數字化轉型升級過程中,數字化費控的應用價值和實踐經驗。
即將過去的2022年持續被陰霾籠罩,也讓還未到來的2023年充滿了不確定性。是原地蟄伏,穩字當頭,還是堅定信心、突破求變?在馬春荃看來,業財一體化趨勢下,企業在數字化轉型過程中更是要以費控報銷作為切入點,加速重塑與連接。正確識別企業所處的報銷層級,精準找到企業財務數字化發展前進的方向。
以下為馬春荃現場演講實錄:
隨著電子發票普及,電子報銷這一話題的熱度也越來越高。合思通過無需報銷解決方案,把原本過去的、事后的企業報銷風控管理前置到了事前和事中,把企業的因公消費在發生的瞬間進行合規控制,節省員工的時間、節省費用成本,我們希望通過這樣事前、事中、事后的全程費控,服務于企業的財務人員、經營人員。
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當財務數據脫離一線業務,問題出在哪里?
我一直在企業管理軟件行業耕耘,大概也有20年的時間了。今天有一個非常有趣的話題叫做“業財融合”。我記得這個應該是20年前出現的一個話題,如今在我國全方位的數字化進程中再一次興盛了起來。這是什么原因導致的?我們要回過頭去看企業的發展過程中,是什么導致了業財脫節。
首先,從宏觀角度來看,我國從過去的承包責任制、民營經濟到改革開放,市場經濟逐漸成熟,越來越多企業不斷膨脹,成長為大型集團和業務平臺,這是一個顯性的趨勢。在公司規模不大時,業務和財務的物理距離很近,一個幾十人、幾百人的公司,業務和財務是天然融合的,企業的財務核算主要是為老板提供服務。但當企業發展成為一個大集團時,我們看到,財務數據已經逐漸脫離開一線業務。
第二,從組織管理的角度來看,就是把已經變大的企業再次拆小,也就是企業組織微型化。這是一個組織克服熵增和管理成本提升所采取的變革,采取阿米巴也好、資源中心也好,我們看到企業把更多決策權下放到一線的精英團隊,使精英團隊自我閉環,完成現實管理上的放權和分權過程。這時,財務和業務之間脫節的問題就凸顯出來,成為了主要矛盾。公司原本的管理層和一線業務側之間物理距離很近,管理層可以快速拿到一線的信息,一線執行層不進行決策;而現在則是要讓聽得見炮聲的人去呼叫炮火,一線執行層需要有數據去指揮戰斗,這就是目前業財脫節的現狀。
當遇到這樣的情況,我們需要把組織里的財務信息分模塊、分單元重新整合起來,提供給這些單元的負責人,于是行業中開始出現財務bp,其實這就是管理會計中細分出來的一個職能——為上述的企業提供財務數字化支持的專業人士。然而在過去,這樣的專業人士往往是用Excel來去拼接數據,所以我們在8年前創立合思,譯為“hose”,就是希望能夠像一個軟管一樣, 把企業的財務、業務端的數據進行業財融合、連接在一起,根據企業的敏態變化提供業態融合數據,幫助業務主管能夠更好進行決策,這就是合思最初的立意。
在國家全電票的大背景下,企業紛紛加快費控報銷的數字化轉型,合思將切入點選為費控報銷。原來是拖著尾巴粘貼報銷單,進行手工的事后管理;現在是票據全面電子化,電子發票必須電子歸檔保存,我們看到企業費控報銷的數字化鏈條上存在很大空間來做效率提升和優化。
02
數字化費控對一家企業,意味著什么?
費控報銷對一個企業來說意味著什么?在一家2000人規模的公司里,財務平均每月要處理的報銷單據就達到13,000多張,而處理的發票就要達到23,000多張,財務消耗在這件事情上的工時高達4000多小時。用社會平均工資來算每年,一、二線城市要負擔這么大的工作量就要消耗428萬,這里還沒有把報銷這部分錢的管控成本算進去。我曾經跟多家上市公司的財務總監、CFO去交流,這樣的對賬工作需要占用業務人員近四分之一的工作時間。如果能把這些資源騰出來,對于財務、業務來說都是非?？捎^的人效提升。
既然非數字化的報銷給企業帶來了巨大的損失,那么又該如何評判企業正在使用的報銷流程?我們認為按照能力層級可以分為5個階段。
手工紙質的報銷作業在業內被歸納為L1級別,它不能兼容現在電子票據,尤其是現如今的全電票背景下。所以L1的級別正在快速地切換到L2的級別——電子化報銷,把過去的手工運轉模式變成了移動化和電子化報銷。
這大大提升了我們查重、驗真的效率,也能夠支撐電子發票的收納、流轉、審批、歸檔,這個是更好的一種體驗和模式。但是有些企業會發現,當員工墊資、拿回發票再回到企業報銷,這種事后的報銷管理實際上是一種不精細的管理行為。為了流程合規,企業財務和一線業務人員要不斷地去做低效的事情。那么企業能不能在消費發生時就管控住員工的消費,不讓員工墊資,而是把風控前置到經營消費的過程中去?于是,初級的“無需報銷”應運而生,很多企業通過差旅服務公司把差旅報銷優先管理起來;還有一些提供企業購服務的公司也進入到市場里面,但這隨之又帶來一個新的問題。
目前,整個差旅服務行業的企業滲透率不足10%,那么,為什么大多數企業沒有選用這種服務?核心在于工作壓力的集中。過去是每天都有報銷,每個員工為了拿回自己墊付的錢都會積極配合財務人員,把費用預算的口徑整理清晰,再給到財務人員和讓業務主管審核,雖然占用了400多萬的人工成本,但是報銷的壓力分攤開了。而到了L3級別的報銷,過去的消費行為、報銷行為以及支出行為一夜之間就成為了巨大的瓶頸。月初時,供應商會把上個月的對賬單給到財務,財務要在集中的時間內把這2000多位員工的消費行為信息都整理清楚、逐一對賬。如果對賬完不成,可能就要面臨供應商停止服務或者罰息,于是這又變成了企業新的麻煩。
因此,在L3初級無需報銷階段中,財務面臨的壓力是巨大的。另外,這一階段的差旅供應商、消費供應商都沒有多元化的采購比價的優勢。我們今天去電子商城,國美、蘇寧這些供應商在同一個賣場中比價格、比質量,但如果企業只引入了一個因公消費的差旅服務商,就失去了比價的對象,也就會產生惡意加價。但當企業引入多個供應商的時候,不同的供應商要進入不同頁面,員工去選擇機票酒店,再回來再進入另外一個界面,即使選擇了多供應商的比價,對于員工來說也是形同虛設。售后服務階段,多供應商框架下的售后服務容易出現打錯電話、退改簽效率低下的問題。更辛苦的是企業的IT和財務負責人,要不斷地把企業的組織架構變動、財務規則同步到不同的平臺。L3級別的無需報銷雖然解決了員工的事后報銷,前置了消費行為的管控,但是集成度自動化程度低,反倒造成了一些麻煩,所以L4的級別的無需報銷對這種低效的聚合做了革新。
在L4中級無需報銷階段中,從事前申請到事中消費、報銷、對賬、記賬歸檔,已經實現全流程自動化。企業實現了這種消費行為的管控前置,而且消費可以做到同屏比價、四個統一。同屏比價可以實現不同供應商在一個屏幕內進行比價,對于某個酒店房間、某個機票、某個辦公用品,誰的價格低誰就排在前面,消費平臺從孤立使用變為圍繞場景的多供應商聚合消費平臺,實現同屏比價選購。四個統一則是指統一資金賬戶、統一票臺、統一服務臺、統一規則主數據。
到了L5高級無需報銷階段,在不同的場景下面加入智能化的元素,幫助員工、財務、企業的管理者能夠實現更精準、更低管理成本的費用控制,無需報銷逐漸成為企業費控報銷的一個標配。是通過無需報銷,實現了消費即合規、采購即報銷,讓組織當中的人感受到了便利,讓組織看到效益。過去企業只能在消費發生后拿到發票,看不到采購發生時候是否有價格更低的,這種比價數據是沒法加載和記錄的。組織看不到效益,就不可能通過前置預算費用標準把不合規的事項消滅于無形。
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企業業財一體化,更重要的是“連接”
在一個大的公司里,組織也劃分成小的單元,各單元可能都有自己的專業軟件,業務子系統越來越多,在進行業務動作時就很難業財融合。
通過費用報銷,把報銷的應用植入到了每一個員工的手機中,把管道修到了每個員工的終端。通過業財融合的報銷,比如,我們過去的報銷就是核對有沒有預算,有沒有符合差標,但無法追溯到員工的消費動因,如果是在業務往來中發生的,那么客戶的情況也各有不同,是500強還是國央企還是上市公司,項目金額是大還是小等等,但是通過報銷系統就可以把業務系統和財務核算系統整合在一起。在業財融合的起步階段可以不用大拆大建,而是潤物細無聲地把業財融合的管道鋪到村村通、路路通,使每個業務系統都能夠聚合。
一次無需報銷的出差要做到“應省盡省”,出差申請訂購酒店,事中的標準控制、風險規則控制,前后是否有更便宜的機票、是否級別類似、位置相當更經濟的酒店,同屏比價讓不同供應商在這個平臺上進行競爭,不受平臺商的從中加價的限制,平臺商要使出自己的渾身解數,跟不同的供應市場進行PK。
以客戶為中心,進行自營與開放結合。合思的同屏比價的平臺,可同時聚合攜程商旅、阿里商旅等平臺,比如海外的酒店機票供應商booking(繽客),我們仍然可以嵌入到合思平臺上,以此杜絕和避免惡意的加價。無需報銷使員工可以“從心所欲不逾矩”,想買什么就買什么,同時也可以進行自我管控,如果員工能看到客戶的商機如果是5000,也會掂量還為什么要出差呢?在這樣的解決方案之下,客戶體驗提升了,管理成本降低,員工的報銷工作減少95%,處理發票的工作量減少了90%,報銷周期縮短50%,差旅費用節約25%。通過同屏比價,顯著降低由于信息不對稱導致溢價,記賬的工作幾乎為0。
如何通過廣泛連接來引領新時代的費控報銷?合思打造了包括企業的數字化報銷費控易快報、電子會計檔案平臺易會檔、一站式企業聚合消費平臺合思商城等。既能做數字化報銷,也能做數字化歸檔,通過廣泛連接,將不同的業務子系統進行無縫銜接,連接人、連接系統、連接生態。
合思的雙輪驅動模式,也是一大創新。假設一家大型公司費控報銷系統成本10萬元,但在合思商城這一聚合消費平臺的加持下,我們可以將這10萬元費控系統成本變為20萬元代金券補貼,以滿減規則拉動費控產品轉向商城交易,對于商城而言,是快速的客戶積累和流量轉化;對于客戶而言,是可以更低成本甚至盈利的角度享有財務數字化產品。過去企業上一套信息化、數字化系統,總歸要花錢,供應商打價格戰打得再低也不可能免費。但是,在合思的雙輪驅動模式之下,可以將中間商傭金的利潤讓渡出來給到企業,企業的數字化建設不僅無需付出成本,還有利潤可拿。通過市場效應,合思把企業在數字化財務建設方面的成本大幅壓縮下來。
今天,我們已經獲得了6000多家付費客戶企業的支持,市占率行業第一,雙輪驅動模式還在不斷優化和升級,期待未來通過財務數字化助力更多企業實現技術創新、業務模式創新,讓有限更有效。
