OA選型是個技術(shù)活，怎樣才能在選型過程中不走彎路，少花錢，我們梳理出了企業(yè)選型OA產(chǎn)品的核心八大流程，這將有助于企業(yè)在選型OA辦公系統(tǒng)的過程中，能夠提高甄選的效率，快速高效的選到符合心意，好用、易用、用的住的OA系統(tǒng)。
OA系統(tǒng)選型實施要克服“OA系統(tǒng)需求功能、OA品牌分析、OA實施”三座大山。選對OA做對事，是企業(yè)IT人員要邁過的第一道門檻，人們都喜歡表揚，而非稱為眾矢之的的問責(zé)對象，如何能夠高效、快速做好OA系統(tǒng)的選型工作？以下OA選型的8大重點核心工作給需要做OA系統(tǒng)選型的企業(yè)作為參考。
第一步，成立OA系統(tǒng)選型小組
俗語說：火車跑的快，全憑車頭帶。OA系統(tǒng)選型對于企業(yè)信息化來說，是非常重要的一個步驟，隨著企業(yè)的發(fā)展，OA系統(tǒng)軟件還將與公司的ERP、HR、SAP、CRM等系統(tǒng)進(jìn)行整合，所以說OA系統(tǒng)將會成為企業(yè)貫穿其他系統(tǒng)軟件的神經(jīng)主干道。這么重要的工作，必須找一個重要的火車頭來帶。
以公司的一把手（CEO）為組長，有相關(guān)IT經(jīng)驗人員或者CIO作為副組長，一把手負(fù)責(zé)決定性的拍板。（很多公司在選型OA時沒有把一把手作為組長導(dǎo)致了前期做的大量選型工作都成為了無用功），組長定策略大方向，副組長負(fù)責(zé)組織實施，在公司內(nèi)部選擇一些有IT管理經(jīng)驗的人進(jìn)入OA系統(tǒng)選型小組，召開公司的OA辦公系統(tǒng)選型會議，明確公司的基本情況、選型的步驟、人員分工、制定OA的需求框架方案、確定OA系統(tǒng)實施的整體目標(biāo)和效果、編制基礎(chǔ)預(yù)算方案、初選OA廠商的名單對象。
第二步，分解系統(tǒng)需求做好規(guī)劃
有了OA需求框架初稿，負(fù)責(zé)具體實施的IT人員的重要工作就是就是結(jié)合企業(yè)的需求來制定更加詳細(xì)功能需求，需求首先要以企業(yè)的實際發(fā)展情況為主線，以同行業(yè)的已經(jīng)實施OA的企業(yè)經(jīng)驗借鑒為輔。然后通過訪談、會議、調(diào)查問卷、微信、QQ等方式在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行問題收集，核心業(yè)務(wù)部門以及重要職位要進(jìn)行重點調(diào)查并分類處理。
清晰的OA系統(tǒng)辦公需求規(guī)劃是OA選型的流程中最為重要的的一個環(huán)節(jié)，同時也要結(jié)合企業(yè)未來2－3年的發(fā)展規(guī)劃來制定。這些詳細(xì)的功能需求，無論是對泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動力OA這些一線的品牌公司都非常具有指導(dǎo)作用，同時即使對那些二三線的OA廠商來說，在實施過程中幫助也非常的明顯。
第三步，圈定OA軟件商
OA軟件商幾百家，怎么選？每個企業(yè)分析一遍，半年都過去了，小編在與各個OA廠商的溝通中發(fā)現(xiàn)了一個有趣的規(guī)律，我們把這稱之為一個中心，兩個基本點。
一個中心，就是以技術(shù)實力為中心，軟件技術(shù)，十幾年的沉淀才能讓人放心，泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動力OA、通達(dá)OA這些都是經(jīng)營時間長達(dá)20年左右的OA產(chǎn)品，經(jīng)過市場的洗禮，技術(shù)本身還是過得去的。技術(shù)是軟件商的根本，沒有技術(shù)沉淀的OA系統(tǒng)軟件，即使理念先進(jìn)、界面漂亮，也只能作為不契合實際的樣子貨。
怎樣判斷技術(shù)是否領(lǐng)先？這一點主要從軟件的開發(fā)架構(gòu)和開發(fā)平臺上進(jìn)行分析，J2EE是目前最先進(jìn)的OA系統(tǒng)架構(gòu)，而且易于與ERP、CRM等企業(yè)大型軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)整合。如果選型小組的人不懂技術(shù)，那么建議可以聘請一個技術(shù)顧問來解決這個問題。
兩個基本點：一是OA軟件商是否具有非常多的行業(yè)成功案例。當(dāng)然，每個行業(yè)的應(yīng)用和需求完全不同，即使是相同的行業(yè)產(chǎn)業(yè)，需求也不盡相同。選擇一家在本行業(yè)已經(jīng)有成功經(jīng)驗的軟件提供商，會為OA順利實施提供更堅實的保障。
例如華天動力OA應(yīng)用案例超過了37500個，而且企業(yè)以技術(shù)為核心，廣告做的少，卻屹立OA行業(yè)20年，借用一句經(jīng)典的廣告語：OA系統(tǒng)，大家好才是真的好！另一個基本點就是品牌的真實度，要掌握目標(biāo)對象的品牌真實狀況，考核OA軟件的重要指標(biāo)就是要看OA品牌的實際效果，結(jié)合企業(yè)的自身需求定位，研究軟，比如特殊定制的方案策略、實施所需周期、軟件商實施人員狀況等。
第四步，試用產(chǎn)品
產(chǎn)品怎么樣，只有用過才知道，俗語說是騾子是馬，拉出來溜溜才知道。目前許多OA廠商都提供免費試用，泛微OA、致遠(yuǎn)OA需要注冊并且需要使用手機并發(fā)送驗證碼才能試用，華天動力OA可以選擇直接試用，相對簡單一點。
由于OA系統(tǒng)是針對全員使用的，全員使用的契合度是非常重要，同時全員在使用的過程中還能幫助企業(yè)在此細(xì)化功能需求，聽聽群眾的意見總沒有錯，畢竟實施以后，全員用起來才是關(guān)鍵。企業(yè)可以選擇下載完整版本在企業(yè)內(nèi)先進(jìn)行試用，OA軟件廠商基本上都提供免費下載試用版本，但是OA的數(shù)據(jù)庫部署等較為麻煩，需要專業(yè)的人士才能部署好。在這點上，OA廠商都不提供上門服務(wù)，下載試用都需要自己來解決。
第五步，分析OA系統(tǒng)的售前方案
包子有肉不在褶上，盡管OA系統(tǒng)廠商的售前方案與OA系統(tǒng)實施成敗沒有絕對關(guān)系，但是企業(yè)的CIO也需要詳細(xì)的去分析OA軟件商的售前方案。
也許OA系統(tǒng)廠商所提供的整體解決方案可能是說的天花亂墜，在沒有得到驗證之前，OA選型小組的成員絕不會輕信這個方案。但是，企業(yè)選型小組的需要通過售前方案，來觀察OA軟件商的合作態(tài)度和重視程度。態(tài)度決定一切！
第六步，OA系統(tǒng)產(chǎn)品演示
OA軟件的產(chǎn)品演示，是一個眼見為實的過程，這與產(chǎn)品試用有本質(zhì)差別，產(chǎn)品演示的主角是OA軟件商，企業(yè)作為觀眾，通過觀其行，察其言來了解OA軟件商對企業(yè)以及自身產(chǎn)品的方方面面的介紹，在產(chǎn)品演示的同時，企業(yè)可以向軟件商咨詢自己所關(guān)心的問題，發(fā)表自己的需求意見。
通過產(chǎn)品演示，來了解軟件商的實力和OA產(chǎn)品狀況，面對面的溝通才能讓選型小組放心，同時作為企業(yè)的一把手參加產(chǎn)品演示會，會縮短企業(yè)的決策鏈，提高OA的實施效率。也是企業(yè)一把手檢驗選型小組前期的工作成果的一種展示。
第七步，完善OA系統(tǒng)功能需求方案
很多企業(yè)在聽完軟件商的產(chǎn)品演示后，就會確定軟件商和解決方案，這是一個錯誤的過程，在確定OA廠商前，需要再次完善修正之前的OA功能需求方案。
OA軟件商經(jīng)常遇到的一個非常頭疼的問題就是：在實施的過程中，企業(yè)方經(jīng)常對功能需求改來改去，最終導(dǎo)致OA系統(tǒng)沒有辦法實施下去，或者實施的最終結(jié)果距離企業(yè)想要的結(jié)果非常遠(yuǎn)。實際上，就是缺少了完善OA系統(tǒng)功能需求方案的這一重要環(huán)節(jié)。
查缺補漏，就是在這個階段要完成的工作，企業(yè)最終提出一個完善的功能需求方案，對于軟件提供商來說，就會大大提升實施效率，同時也會讓雙方相處非常融洽，是一個典型雙贏的重要步驟和環(huán)節(jié)。華天動力等有經(jīng)驗的OA廠商會在產(chǎn)品演示完畢后的一個環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)來完善OA的功能需求，為后面的實施做好鋪墊準(zhǔn)備。
第八步，確定OA系統(tǒng)軟件商
完善OA功能需求后，就可以確定OA系統(tǒng)軟件提供商，如果提供商的標(biāo)準(zhǔn)版本OA、旗艦產(chǎn)品OA可以滿足企業(yè)的基本需求，那么就可以簽約直接購買，如果企業(yè)需要個性化定制，那么雙方就可以針對定制化部分協(xié)商費用與實施周期，在協(xié)約中，一定要明確軟件商的服務(wù)周期以及能夠提供的相關(guān)的配套服務(wù)是什么。
企業(yè)在選型OA時，完成這8個步驟，基本上可以滿足企業(yè)的OA實施需要了。在OA選型過程中，也有一些小的技巧分享給OA選型小組。首先要親力親為，一定要有針對性的通過打電話、試用、在網(wǎng)上查看目標(biāo)對象的新聞資訊，實際進(jìn)行了解。其次，一定要了解企業(yè)自身的特點，做到有的放矢，必須要企業(yè)的管理層人員參與OA選型的過程，這樣能夠起到事半功倍的作用。最后要選擇品牌的OA產(chǎn)品，售后服務(wù)才能有保障。
