中小企業(yè)團(tuán)隊(duì)承擔(dān)商業(yè)項(xiàng)目會(huì)面臨一定的挑戰(zhàn)，尤其是IT項(xiàng)目，其成功開展更是需要技巧。從看似基礎(chǔ)的軟件更新到新技術(shù)合作伙伴的參與，或者統(tǒng)一通信系統(tǒng)的采用，無論項(xiàng)目的規(guī)模如何，結(jié)果都會(huì)對(duì)你的業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響。執(zhí)行不力的形式多種多樣，可能會(huì)造成各種問題，從執(zhí)行效率低下到引發(fā)更嚴(yán)重的后果等等。
尤其是技術(shù)的不斷變化，給IT項(xiàng)目額外增添了風(fēng)險(xiǎn)因素。然而，采用正確的IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)有助于消除成功完成這些項(xiàng)目所面臨的許多障礙。本文將引導(dǎo)你完成正確使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)管理一個(gè)IT項(xiàng)目所需的步驟。
第一階段：定義
定義階段看似非常基礎(chǔ)，但可能是整個(gè)項(xiàng)目最重要的階段。在這個(gè)初始階段，你的企業(yè)正式定義討論中的項(xiàng)目目的和項(xiàng)目范圍。充分了解當(dāng)前情況、用戶和特定需求，對(duì)于正確啟動(dòng)IT項(xiàng)目至關(guān)重要。
第二階段：策略
在明確定義新技術(shù)項(xiàng)目之后，可以制定完成該項(xiàng)目的戰(zhàn)略計(jì)劃。綜合計(jì)劃全面考慮成本、時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)（包括安全風(fēng)險(xiǎn)和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)）、溝通、培訓(xùn)和評(píng)估。對(duì)所有參與項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員來說，綜合計(jì)劃使整個(gè)過程更加順利，即使過程涉及多個(gè)新技術(shù)解決方案的實(shí)施。
第三階段：執(zhí)行
有了明確的定義和適當(dāng)?shù)挠?jì)劃，執(zhí)行階段就能成為你的IT項(xiàng)目中最簡單的方面。第三階段涉及遵循戰(zhàn)略計(jì)劃，直至完成項(xiàng)目可交付成果。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，定期溝通和更新有助于項(xiàng)目保持進(jìn)度，防止在截止日期臨近時(shí)出現(xiàn)意外情況。
第四階段：評(píng)估
沒有花時(shí)間審查項(xiàng)目的成敗，就不該結(jié)束項(xiàng)目。IT項(xiàng)目的評(píng)估階段應(yīng)包含確定項(xiàng)目目標(biāo)是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，識(shí)別進(jìn)展順利的方面和能夠改進(jìn)的方面。這個(gè)階段不僅提供關(guān)于剛結(jié)束項(xiàng)目的見解，而且反饋還有助于未來IT項(xiàng)目的改進(jìn)。受影響系統(tǒng)的審查已經(jīng)就位，甚至還會(huì)揭示發(fā)展和提高效率的新機(jī)會(huì)。
第五階段：結(jié)論
根據(jù)性質(zhì)，你的IT項(xiàng)目可能是一項(xiàng)持續(xù)不斷的活動(dòng)，需要不斷對(duì)其進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，例如使用跟蹤和分析軟件。即使在這些情況下，也應(yīng)給出初步實(shí)施項(xiàng)目的正式結(jié)論。這個(gè)階段是關(guān)閉項(xiàng)目已完成部分并認(rèn)可團(tuán)隊(duì)成員貢獻(xiàn)的時(shí)機(jī)。
無論項(xiàng)目規(guī)模如何，全面跟蹤項(xiàng)目管理各個(gè)階段對(duì)于成功完成IT項(xiàng)目至關(guān)重要，利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)則可以幫你達(dá)成目標(biāo)。8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)具備關(guān)于軟件項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該做什么的內(nèi)在知識(shí)，能夠指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做正確的事。
項(xiàng)目經(jīng)理可以使用8MSaaS PM對(duì)項(xiàng)目成本、人員、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)和文檔等進(jìn)行分析、管理和控制的一系列活動(dòng)。
1、保持對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的跟蹤
8MSaaS PM自動(dòng)實(shí)時(shí)跟蹤記錄項(xiàng)目狀態(tài)，能夠?qū)崟r(shí)了解項(xiàng)目績效，自動(dòng)監(jiān)測(cè)問題與風(fēng)險(xiǎn)，高亮異常情況。其最大的特點(diǎn)是能與業(yè)務(wù)連通，不僅與銷售，合同，采購連通，還與業(yè)務(wù)的成本及收入連通。
2、項(xiàng)目成本控制在計(jì)劃之內(nèi)
8MSaaS PM支持項(xiàng)目管理會(huì)計(jì)的功能，提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。
3、妥善處理需求變動(dòng)
8MSaaS PM動(dòng)態(tài)更新的項(xiàng)目執(zhí)行情況，幫助項(xiàng)目經(jīng)理做好變更控制，減輕項(xiàng)目變更或新需求對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響。任一需求信息更改，其它相關(guān)信息自動(dòng)同步更新，并通知相關(guān)人員。
4、合理分配項(xiàng)目資源
8MSaaS PM可幫助你確定項(xiàng)目利害關(guān)系者及權(quán)限，并自動(dòng)跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的每個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際工作量。系統(tǒng)的資源功能可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動(dòng)進(jìn)行資源的查找、申請(qǐng)、分配并跟蹤所有資源的使用情況，并且提供各種資源計(jì)劃與使用報(bào)表，讓項(xiàng)目資料分配情況一目了然。
5、保證項(xiàng)目質(zhì)量
8MSaaS PM項(xiàng)目管理工具可自動(dòng)檢查內(nèi)部和外部可交付成果的狀態(tài)，并從數(shù)據(jù)中預(yù)測(cè)出項(xiàng)目周期內(nèi)所有檢查過和未檢查過的可交付成果的數(shù)目。然后，通過制定質(zhì)量控制規(guī)則、內(nèi)部評(píng)審和驗(yàn)收規(guī)則等內(nèi)部過程規(guī)范來幫助控制可交付成果的質(zhì)量。
說到底，中小企業(yè)想要做好IT項(xiàng)目管理，就要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目干系人的需求和愿望。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)善用技術(shù)優(yōu)勢(shì)，借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)在實(shí)踐中解決問題，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)付各種變化的能力，使項(xiàng)目管理工作越做越好。
