項目資源包括有限的人員,設備或空間等,對于項目來說,一切有使用價值的東西都是項目資源。資源管理是指你如何利用和組織這些有限資源,以便能夠成功地將項目落地。如何有效地管理項目中的資源?看起來并不難,實際要復雜得多,稍有差錯將會影響項目的進度。
什么是項目資源管理?
資源管理包括創建計劃和流程,以便管理這些資源。管理資源的方式有很多種,你可以創建電子表格、文檔,或使用項目管理軟件(只要它具備計劃和資源管理功能),或者將這三者結合使用。無論采用哪種方法,你的首要目標都是在項目完成過程中管理好整個項目的所有資源,這樣你就能成功管理成本和項目時間表。
我們首先要分解與資源管理相關的不同術語和流程。請記住,資源包括人力也可以是非人力,例如設備或辦公空間。實際上,這就是完成項目所需的一切。
資源計劃
就像項目管理的其他方面一樣,當你安排資源時,你首先要從一個計劃開始。這是建立管理流程的首要任務。列出你認為完成項目需要的所有資源,越詳細越好。
在資源計劃制定過程中,你需要讓其他人參與此過程,因為某些團隊成員可能需要比預期更多的資源。確保必要的和非必要的人員和設備包含在內。最好對物品進行計劃,而不是最終需要它們,然后不得不在最后一刻匆忙購買一件昂貴的設備,并相應地支付高價。簡而言之,資源規劃就是財務規劃。
資源分解結構(RBS)
現在你已經有了完成項目所需的資源的完整列表,你希望按照某種順序獲得它們。你可以根據招聘組織(例如報告結構或團隊層次結構)或地理位置(例如亞洲或非洲所需的所有團隊或設備)來創建資源層次結構,也稱為“資源分解結構”(或RBS)。
這些基本層次結構應至少包括人員,最好包括將用于項目資金的所有資源,但是由你來定義與項目相關的層次結構類型。請注意,RBS不同于典型項目計劃中的“工作分解結構”,后者定義了與項目核心部分相關的任務。
責任分配矩陣
列出并組織好你的資源之后,你可以開始定義那些對完成項目任務或整個項目負有不同責任級別的資源。這被稱為責任分配矩陣(RAM)。 在這里,你可以明確整個項目的角色和職責。
你可以將其細分為誰負責執行哪些任務、誰擁有該任務、誰可以在任務出現問題時提供幫助,以及誰需要隨時了解任務的進展。許多RAM是帶有編碼字母的簡單圖表,基于RACI方法定義了不同的責任功能。 R代表“誰負責”,A代表“誰批準,C代表”咨詢誰”, I代表“通知誰”。 你可以根據組織的需要按個人或角色進行操作。
資源過度分配
過度分配是指一個人被分配太多工作。他們不能在你計劃的時間內完成任務。這會導致加班,從而影響預算,可能會阻礙甚至使項目脫軌。平衡資源至關重要,因此在項目的整個生命周期中,你需要一種方法掌握團隊的工作負載。
資源柱狀圖
資源柱狀圖可以用來為項目中需要參與循環工作的人提供資源的可視化。這是一種查看資源分配情況的快捷而簡單的方法,并能注意到是否有資源分配過度或不足。然后,你可以快速處理過度分配的資源,并根據需要重新分配給工作量較小的人。但是,在一些項目管理軟件工具中,這不僅僅是一個簡單的視圖。這是一個實際的調度工具,可以根據可用性、過度分配或分配不足來重新分配工作。
像甘特圖、工作量日歷、時間表和項目報告等功能組合在一起,可以簡化你的資源管理體驗。當這些功能在線時,你的所有數據都是實時的,因此你的資源更新始終是最新的。
資源依賴
資源依賴指的是一種理論,即組織應該防止所有雞蛋都放在一個團隊籃子里。也就是說,過度依賴一個團隊來完成核心工作,特別是如果這是一個外部團隊,則可能導致工作負載阻塞和資源短缺。你想要針對一個團隊或一種資源來完成工作而制定不健康的計劃。
你可以通過跨多個資源分配工作來減輕這種情況,或者在計劃的設備資源不可用時使用備份計劃。你還需要確保你的資源不會因過度依賴或過度依賴一個或多個資源而受到阻礙。如果一個團隊成員有太多任務,而沒有足夠的時間完成所有任務,那么他們可能會阻礙其他人的工作。
但是請記住,并非所有資源都只對你的項目有效。他們可能還被分配了其他工作。如果你想有效管理資源,你需要了解他們所有的項目。這就是資源均衡派上用場的地方。
資源均衡
平衡資源是一種雜耍行為,你可以在其中管理一個項目或多個項目的資源可用性。你可以通過調整開始和結束日期來延長你計劃完成某些任務的時間,具體取決于您是否有足夠的資源立即完成。
你希望在分配給你的時間里有足夠的資源來完成任務。這是避免團隊成員分配過多或分配不足的另一種方法,這會給項目帶來風險,并可能耗盡團隊的精力。
最佳實踐
現在,你需要在項目過程中積極地管理資源。
當你能查看資源可用性和工作負載時,可以這樣做。因為工作是從一個人轉移到另一個人,當人們來回協作時,工作很容易就會落到只有幾個關鍵團隊成員的肩上。這可能意味著其他人正無閑著等待他們的回復或把工作拋回去。你需要能夠監控這些工作流趨勢,并能夠快速重新分配空閑資源。
如何有效管理項目資源?這四種方法可以幫到你
1. 積極管理工作日程。
你需要能夠每小時和每天跟蹤單個資源的可用性,以及跟蹤其計劃的假期和休假。一定要考慮到全球或地區的時差,以及可能與你的家庭辦公室假期日歷不同的全球假期。
2. 在甘特圖和概覽上監控進度。
如果資源有問題,你還可以咨詢整個項目的計劃進度與實際進度,以提高警惕。甘特進度條應告訴您根據計劃的工作在特定任務上取得了多少進展。您可以在下圖中看到一個實例,其中橙色欄上有一條白線,顯示下面所有子任務的進度。你還可以通過較大的任務欄上的陰影來查看單個任務是否取得進展。在這個視圖中,所有這些任務都按計劃完成。
使用甘特圖不僅跟蹤任務的進度和資源狀態,您還可以通過查看甘特任務的匯總視圖或概覽報告來查看整個項目的進度。如果你落后了,轉移資源通常是一種回到正軌的方法。
3. 審查工作負載分配。
團隊的工作量是另一個需要密切關注的指標。
如果所有工作只由幾個團隊成員承擔,而其他成員閑著,那么您將需要重新分配資源。解決此問題的另一種方法是,通過確保資源在整個團隊中平均分配來平衡你的資源。檢查工作量是保持資源合理分配的日常工作。
4. 獲取資源報告以監視生產力。
當你實時查看資源時,發現項目的成功岌岌可危,那么你需要迅速做出決策。 使用項目管理工具的報告功能可以生成有關資源分配以及每個人的任務進度的報告。定期深入調查數據以監控生產力KPI(如產出和實際工作量),以及定期監控資源非常重要。
請記住,資源管理與你的日程安排和項目管理日程的管理緊密相關。這些是不同但互補的規程,你管理資源的方法越全面,你就越能夠及時采取行動,使你的項目在預算內按時取得成功。
因此,無論項目是在Excel電子表格中收集數據,還是在功能更強大的在線項目管理工具中,在項目進行過程中你都需要有合適的工具來隨時了解你的資源。使用在線甘特圖,你可以直觀地查看項目的任務、任務的持續時間以及將一個任務鏈接到另一個任務的任何依賴項,因此你能夠發現瓶頸,并輕松地重新分配資源,以使項目回到正軌。
利用現代技術
當你管理一個項目的資源時,有很多事情需要處理,而且該過程可能會變得復雜且令人困惑。但是,使用正確的在線項目管理工具,你就能夠計劃、監控和報告資源。 8MSaaS PM是基于云的項目管理軟件,可為你提供所需工具,引導你成功完成項目。
8MSaaS在線項目管理工具的資源功能可按照區域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況,并且提供各種資源計劃與使用報表,讓項目分配情況一目了然。
在實際中,項目資源需求復雜多變,通過項目管理工具梳理資源計劃和了解內外部資源情況尤為關鍵。利用8MSaaS項目管理工具可以解決單個或多個項目的資源沖突問題,保證項目進度發展始終保持在正軌上。想要了解更多的功能,可點擊“申請演示”進行體驗。
