當越來越多企業開始嘗試電子會計檔案時,一個奇怪的現象出現了——一部分企業購買了電子會計檔案,卻“買而不用”,要么回到原始的傳統會計檔案管理狀態,要么進入更加痛苦的狀態——電子一套、實物一套的“雙軌制+雙套制”階段,企業上線電子會計檔案,卻無法發揮其真正價值。
這也因企業在落地電子會計檔案過程中,遇到了許多關鍵沖突:比如線上檔案和線下檔案雙重并發,工作量反而變得更大了;上了電子會計檔案之后,財務如何審核,如何整理歸檔,未來如何配合審計稽查或檔案調閱,實物檔案如何處理等等。這不僅意味著企業應做好充足轉型準備,同時更凸顯了企業從費控、報銷到會計檔案管理轉型的重要性。
作為企業財務數字化轉型中的重要一環,電子會計檔案要真正可落地并發揮價值,就不應單獨存在,而是貫穿從企業業務、財務,到稅務、資金及檔案管理的全鏈路中,通過自定義業務模型和低成本可視化配置的集成平臺,幫助企業更好適應數字化產業管理、更好完成數字化產物的存儲,最終幫助企業更好承接所有數字化轉型的成果。基于合思·易快報L4級無需報銷解決方案的全鏈路支撐,合思·易會檔在檔案存儲環節能夠更好助力企業財務數字化。
01夯實企業全鏈路發展,合思·易會檔有何不同?
依照“無需報銷分級標準”,合思·易快報率先實現了“消費+費控報銷”兩條腿走路,是業內引領性做到從申請、預算、消費、報銷、對賬、記賬、歸檔、報表全鏈路處于L4階段的費控報銷服務供應商,通過無需報銷解決方案實現聚合消費、費用報銷、導入驗票、智能審批、自動支付、財務記賬、數據歸檔的費用支出全鏈路數字化閉環。
全鏈路打通后,合思·易會檔可實現財務檔案全量數字化,數據流轉更完善、智能采集更精準、檔案調取/利用更絲滑、數據更完整透明,通過自動獲取原文件、拉取元數據,智能組裝,減少了財務檔案采、制、存、用全場景工作的復雜程度,也規避了檔案風險,達成企業財檔案管理工作中“降本增效”的目標,實現真正的“無需歸檔”。
基于此,合思·易會檔全面解決了企業會計檔案管理的最核心訴求——“應收盡收”,先后將費用支出類檔案和收入類檔案分批、分階段、分類型逐步實現“單軌制&單套制”轉型,使得企業在電子會計檔案落地過程中有法可依、有據可依、有管理制度可依,避免檔案存儲介質變革產生的管理陣痛,讓企業從傳統紙質會計檔案進入到電子會計檔案過程無縫對接、過渡順利。
作為行業內領先的全鏈路L4級無需報銷解決方案供應商——合思·易快報旗下核心產品之一,合思·易會檔基于無需報銷解決方案的全鏈路支撐,在檔案存儲環節能夠更好承接企業數字化全面轉型的結果,助力企業財務全面數字化。
在合思·易會檔的用戶生態中,已落地合思·易快報費控報銷系統的企業,增加合思·易會檔這一電子會計檔案管理平臺,可全維實現從聚合消費、費用報銷、導入驗票、智能審批、自動支付、財務記賬、數據歸檔全流程智能化體驗;從合思·易會檔開啟數字化檔案體驗的企業,電子會計檔案進入時可通過合思·易快報無需報銷解決方案的全鏈路經驗倒推補足其他環節,獲得更全維、更深層的數字化轉型助力。
在合思·易會檔負責人柴曉男看來,電子會計檔案應貫穿企業財務數字化轉型全鏈路,基于合思·易快報全鏈路L4級費控報銷能力,合思·易會檔成為了真正可落地,并實現“單軌制&單套制”方案的電子會計檔案管理平臺。
根據合思·易會檔應用案例綜合評估數據,企業落地并應用易會檔后,業務送單預計減少80%耗時,檔案獲取預計減少75%人工耗時,整理核對緩解預計減少90%人工耗時,檔案查找預計減少67%耗時,同時還將保證檔案數據100%存儲安全。通過敏捷的電子會計檔案管理平臺落定應用,企業在管理能效方面將獲得顯著提升。
02讓電子會計檔案真正發揮價值,這三步必須走!
企業憧憬數字化轉型美好前景時,無法避免經歷轉型陣痛,會計檔案電子化也是如此。一款擁有全鏈路能力支撐的電子會計檔案是硬件基礎之一,此外,企業上線電子會計檔案前也應做好三方面準備。
一、管理對象
部分企業在上線之前沒有思考好——上了電子檔案之后到底要管什么,仍停留在傳統紙質檔案管理思維。“其實上了電子會計檔案后,管理對象就是紙質檔案加電子原生答案,能不打印則不打印,這個準備一定要做好。”柴曉男強調。
此前,企業在處理全量檔案時,更多是聚焦于“紙質運行”,也就是“紙質單套管理”。上了電子檔案之后,很多企業開始彷徨——“紙的要管,電子的也要管”,由此工作量不降反升,并出現了困惑、懈怠和放棄,甚至回歸到紙質管理。
二、管理方式
部分企業在上線電子會計檔案后,管理方式沒有循序漸進,仍停留在傳統的紙質檔案管理方式,以此去應對電子會計檔案上線之后“紙質+電子”混合狀態的管理。
這就需要管理流程的變革。舉例,此前企業在審批時,報銷單封面必須人工審核,未來僅管理電子發票時,相關報銷系統、費控系統需要逐漸升級,也就是通過電子會計檔案會逐步推進前端業務系統變革升級。
管理方式變化過程中,需要有匹配的解決方案,例如報銷單需要進行相關改造,以便于財務人員核對;在檔案整理過程中,不再按照憑證憑證的時間順序進行排列,而是按照順序進行裝訂,配合檔案系統進行有序組裝,此時才能真正通過企業管理方式的改變,迎合并達成單軌制管理目標。
三、管理思維
這也是最核心的方面。傳統紙質檔案管理思維已不適應現代混合制模式下的管理方式,企業必須要做好存量檔案數字化和增量檔案電子化形態下的管理思維模式轉變。
電子會計檔案是對財務檔案管理的重構,因為管理介質發生了根本變化,不能再用傳統的紙質檔案管理思維去管理紙質+電子并存時代下的財務檔案,企業管理思路、管理方法、管理手段、管理流程以及管理工具,都要發生相應變化。
例如,在歸檔環節,實物檔案階段是所有人坐在一張桌子前,一張張去數、一張張去裝。電子會計檔案是電子化、智能化歸檔,線下少量必要保存原始紙質形態的實物檔案僅作為“備查”,企業內部管理流程規范相應完善,形成配套的制度,電子會計檔案才能更好落地。
在柴曉男看來,“部分企業將會計檔案數字化的重點聚焦于全量的實物檔案,這就陷入了誤區。企業應將目光聚焦于電子檔案的全量化,真正做到財務電子檔案應收盡收,實物檔案只承載備查功能。企業會計檔案管理模式變革的核心,要完成 存量檔案數字化和增量檔案電子化的轉型。業務系統把所有和財務檔案有關的數據影像化,將信息整合進電子檔案系統,以此夯實單軌制管理基礎。如果實物檔案是殘缺的,電子檔案又不是完整的,就無法實現存量和增量電子化,也就很難把電子會計檔案落下來。”
在企業應用場景下,基于合思·易會檔這一擁有全鏈路L4級無需報銷解決方案支撐的電子會計檔案產品,加之企業管理對象、管理方式、管理思維相應變革,才能真正體驗電子會計檔案的核心價值,做到電子會計檔案全面落地應用。
