前文回顧：上一篇我們說(shuō)到華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)費(fèi)控優(yōu)化管理階段，重點(diǎn)是解決更復(fù)雜的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)以及大額費(fèi)用的精準(zhǔn)控制，為企業(yè)有效控制了大額費(fèi)用上的失誤。今天我們來(lái)介紹全面管理階段，從這一階段開(kāi)始，可以稱(chēng)得上是真正意義上的現(xiàn)代化預(yù)算費(fèi)控管理，從預(yù)算科目的設(shè)置，到預(yù)算費(fèi)用的之處再到預(yù)算情況的分析轉(zhuǎn)結(jié)，形成一個(gè)完整的費(fèi)控預(yù)算閉環(huán)管理，為企業(yè)更為復(fù)雜的費(fèi)用管理提供更加科學(xué)的管理平臺(tái)。
目前，中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活逐步邁入正軌，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇的腳步正在加快，給受新冠疫情沖擊而陷入低迷的世界經(jīng)濟(jì)帶來(lái)了更多積極力量。很多企業(yè)也準(zhǔn)備重整旗鼓，拓展業(yè)務(wù)，加快企業(yè)發(fā)展的速度，與此同時(shí)，疫情對(duì)現(xiàn)金流的影響頗大，更多的企業(yè)在發(fā)展的同時(shí)也越來(lái)越注重節(jié)流，希望把錢(qián)都用在刀刃上，對(duì)員工差旅費(fèi)用便捷的報(bào)銷(xiāo)需求，對(duì)預(yù)算費(fèi)用的精細(xì)化全面管理的需求越來(lái)越旺盛，他們希望借助OA系統(tǒng)預(yù)算費(fèi)控管理平臺(tái)為自己解決以下費(fèi)控管理難題：
1、報(bào)銷(xiāo)審批效率低：報(bào)銷(xiāo)審批手續(xù)多，領(lǐng)導(dǎo)簽字難，超預(yù)算，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法第一時(shí)間掌握，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)單頻頻被退回。
2、查賬難財(cái)務(wù)工作量大：如出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)查帳，單據(jù)出錯(cuò)，財(cái)務(wù)工作量巨增，很難理清頭緒。
3、單據(jù)統(tǒng)計(jì)難時(shí)效性低：財(cái)務(wù)單據(jù)多，每次統(tǒng)計(jì)賬務(wù)，都需要消耗財(cái)務(wù)大量精力，往往好幾天的工時(shí)才能完成，還很難保證不出錯(cuò)。
4、預(yù)算使用情況掌握難：手工階段性財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，支出統(tǒng)計(jì)滯后，支出情況無(wú)法實(shí)時(shí)掌握，預(yù)算把控難。
5、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析難：財(cái)務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析需要花費(fèi)財(cái)務(wù)巨大的工作量，傳統(tǒng)方法無(wú)法時(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)急需決策時(shí)，沒(méi)有數(shù)據(jù)支撐，喪失良機(jī)。
的確，目前企業(yè)財(cái)務(wù)人員主要工作任務(wù)是財(cái)務(wù)核算等事宜，重復(fù)的手工操作，占據(jù)了其大部分工作時(shí)間。華天動(dòng)力OA認(rèn)為，未來(lái)財(cái)務(wù)人員應(yīng)從事務(wù)性向規(guī)劃性轉(zhuǎn)變，這也是目前很多大中型企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的要求。華天動(dòng)力預(yù)算費(fèi)控管理平臺(tái)費(fèi)控全面管理階段解決方案，能充分幫你解決上述費(fèi)控難題，走上費(fèi)控快速路。
一、精確制定預(yù)算科目，明確預(yù)算目標(biāo)
制定預(yù)算科目是個(gè)技術(shù)活，其實(shí)預(yù)算費(fèi)控能不能卓有成效，還要看預(yù)算科目是不是制定的科學(xué)合理到位，否則該有預(yù)算控制的沒(méi)有，不該有的制定了，起不到為企業(yè)節(jié)流的效果，反而浪費(fèi)了人力。全面管理階段的費(fèi)控在制定預(yù)算科目上有獨(dú)到的見(jiàn)解：
1 明確部門(mén)執(zhí)行預(yù)算范圍
確定公司、集團(tuán)哪些部門(mén)執(zhí)行預(yù)算控制，通常公司業(yè)務(wù)部門(mén)及行政部門(mén)在執(zhí)行控制范圍內(nèi)，而監(jiān)督性質(zhì)的部門(mén)由于日常不發(fā)生費(fèi)用或者費(fèi)用分?jǐn)偟狡渌块T(mén)則不再此范圍內(nèi)。
2 確定預(yù)算科目情況，明確預(yù)算科目與財(cái)務(wù)科目的不同
確定公司、集團(tuán)哪些部門(mén)執(zhí)行預(yù)算控制，通常公司業(yè)務(wù)部門(mén)及行政部門(mén)在執(zhí)行控制范圍內(nèi)，而監(jiān)督性質(zhì)的部門(mén)由于日常不發(fā)生費(fèi)用或者費(fèi)用分?jǐn)偟狡渌块T(mén)則不再此范圍內(nèi)。
3 多管理員設(shè)置靈活申報(bào)
各部門(mén)能夠設(shè)置自己的預(yù)算管理員，不同的部門(mén)根據(jù)所執(zhí)行的預(yù)算科目不同，選擇本部門(mén)需要的科目申報(bào)。
4 成本預(yù)警機(jī)制預(yù)防超預(yù)算
設(shè)定完畢后可設(shè)置科目成本預(yù)警，并根據(jù)實(shí)際使用情況，對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和申報(bào)。
二、集成第三方系統(tǒng)，預(yù)算數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入
預(yù)算金額需要進(jìn)行系統(tǒng)申報(bào)，同時(shí)設(shè)置相關(guān)流程進(jìn)行審批，很多財(cái)務(wù)軟件都需要重新手動(dòng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。誰(shuí)都知道這個(gè)工作量特別大，簡(jiǎn)直是細(xì)思恐極。華天動(dòng)力協(xié)同OA費(fèi)控系統(tǒng)支持審批通過(guò)后，通過(guò)EXCEL直接導(dǎo)入預(yù)算金額，也可通過(guò)各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)、金蝶、用友、ERP、MES等第三方系統(tǒng)進(jìn)行集成導(dǎo)入，多種數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式，解決各種情況，非常方便。
三、預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計(jì)分析，數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)管理
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)費(fèi)控全面管控階段支持按年度和明細(xì)月份費(fèi)用執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)分析；支持實(shí)時(shí)匯總與報(bào)表分析；支持隨時(shí)了解不同部門(mén)、分支單位、不同預(yù)算周期、不同預(yù)算科目的各種資金去向；支持按部門(mén)查看預(yù)算科目的各種費(fèi)用支出明細(xì)表，對(duì)比年度預(yù)算進(jìn)行分析。
對(duì)企業(yè)全面的預(yù)算費(fèi)控管理有很深遠(yuǎn)的價(jià)值，以風(fēng)險(xiǎn)管理為核心的控制流程體系，通過(guò)對(duì)應(yīng)條件進(jìn)行分級(jí)和分權(quán)限的控制；以風(fēng)險(xiǎn)管理為核心的預(yù)警機(jī)制，事前控制預(yù)警，事前控制強(qiáng)控；多層次遞進(jìn)式監(jiān)控的費(fèi)控管理模式，借助過(guò)程管控，實(shí)現(xiàn)多層次，費(fèi)控管理遞進(jìn)式監(jiān)控，保證預(yù)算執(zhí)行偏差最小化。
四、費(fèi)用預(yù)算調(diào)整及結(jié)轉(zhuǎn)，有效控制超預(yù)算
系統(tǒng)支持對(duì)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用設(shè)置上線，當(dāng)出現(xiàn)大額費(fèi)用的時(shí)候，可設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)加簽更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，也可設(shè)置系統(tǒng)預(yù)警，提示領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)注意，且超額不支持批量審批，控制大額費(fèi)用支出。在一個(gè)預(yù)算年度后，可以對(duì)剩余的預(yù)算資金進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，保持支出記錄，為下一年度預(yù)算提供參考標(biāo)準(zhǔn)。
可以簡(jiǎn)便清晰的大額費(fèi)用管控模式；支持審批單形式調(diào)整，適應(yīng)部門(mén)預(yù)算整體不夠；支持系統(tǒng)模塊內(nèi)調(diào)整，適應(yīng)部門(mén)預(yù)算有的費(fèi)用不夠，有的費(fèi)用盈余；醒目的數(shù)據(jù)調(diào)整前后差異，提升數(shù)據(jù)調(diào)整的準(zhǔn)確性；提供充分的調(diào)整數(shù)據(jù)提醒, 方便審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。
實(shí)例解析，這就是費(fèi)控全面管理階段
某國(guó)際物流有限公司是由交通部、航空部、海關(guān)貨物管理局審核并通過(guò)的國(guó)際物流企業(yè)。為貨物能以最快速度轉(zhuǎn)出，公司將總部設(shè)在廣州市。集空運(yùn)、海運(yùn)、陸運(yùn)為一體，專(zhuān)注馬來(lái)西亞、新加坡、等獨(dú)特專(zhuān)線，業(yè)務(wù)輻射全球，致力為全球代理成員提供綜合物流解決方案。自有倉(cāng)庫(kù)操作，可為代購(gòu)客戶提供倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)、集包服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)跟蹤貨單。公司始終貫徹從包裝到存放的倉(cāng)儲(chǔ)解決方案：全球郵件送達(dá)；以及其他定制物流服務(wù)。其使用費(fèi)控全面管理的整體目標(biāo)是解決集團(tuán)化公司預(yù)算管理的問(wèn)題，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化、固化風(fēng)險(xiǎn)控制措施、支撐異地共享模式，同時(shí)通過(guò)共享中心自身運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的搭建支撐共享中心的日常運(yùn)營(yíng)管理以及持續(xù)優(yōu)化。華天動(dòng)力OA費(fèi)控用全面管理的方案，給該公司整體策劃，給出了具體的解決方案，收到該公司管理者好評(píng)。該國(guó)際物流公司是集團(tuán)化預(yù)算管理，按公司、三級(jí)費(fèi)用類(lèi)型、多級(jí)部門(mén)、月度來(lái)控制預(yù)算，由線下會(huì)議匯總預(yù)算后，集團(tuán)預(yù)算管理人統(tǒng)一導(dǎo)入系統(tǒng)，后續(xù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、付款、招待費(fèi)、房租等費(fèi)用的發(fā)送都會(huì)嚴(yán)格控制當(dāng)前剩余預(yù)算,當(dāng)月預(yù)算沒(méi)用完系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到下個(gè)月。
部分費(fèi)用需要事前申請(qǐng)后在報(bào)銷(xiāo)，比如差旅報(bào)銷(xiāo)，需要提前申請(qǐng)出差申請(qǐng)及預(yù)計(jì)金額，出差申請(qǐng)通過(guò)后凍結(jié)該部分預(yù)算，回來(lái)做差旅報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)完成后真正使用預(yù)算，并生成用友NC的記賬憑證，財(cái)務(wù)可以了解各個(gè)公司、費(fèi)用類(lèi)型的預(yù)算跟費(fèi)用執(zhí)行情況。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)站在每一家企業(yè)對(duì)費(fèi)控實(shí)際需求得角度，在全面管理階段，針對(duì)對(duì)財(cái)務(wù)管控要求更高，企業(yè)結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，期待企業(yè)預(yù)算費(fèi)控更全面的企業(yè)的要求，仔細(xì)分析實(shí)施案例，從預(yù)算科目的設(shè)置，到預(yù)算費(fèi)用的之處再到預(yù)算情況的分析轉(zhuǎn)結(jié)，形成一個(gè)完整的費(fèi)控預(yù)算閉環(huán)管理，可以說(shuō)是支撐企業(yè)從預(yù)算、借款、報(bào)銷(xiāo)到付款、制證、統(tǒng)計(jì)等全周期的費(fèi)用管控。
下篇預(yù)告：下一篇將介紹華天動(dòng)力OA預(yù)算管理平臺(tái)解決方案之四戰(zhàn)略實(shí)踐階段，戰(zhàn)略實(shí)踐階段可以說(shuō)是華天動(dòng)力OA預(yù)算費(fèi)控最高級(jí)的管理階段，針對(duì)對(duì)費(fèi)控管理有高要求的企業(yè)，華天動(dòng)力費(fèi)控平臺(tái)以企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)范，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用類(lèi)型，預(yù)算控制，預(yù)算控制，收付款等進(jìn)行規(guī)劃，形成企業(yè)全面化立體化的企業(yè)費(fèi)控優(yōu)化管理方案，敬請(qǐng)期待！
