如果單詞太長而無法在行尾顯示，Microsoft Word將單詞移動到下一行的開頭而不是將其切斷。但是，可以使用斷字功能插入連字符來消除兩端對齊文本中的間距或保持窄欄中行的長度均勻。可以插入單獨的可選連字符 或單獨的不間斷連字符，也可用Word對文檔的全部或部分進行斷字。而這種情況大多出現在英文文檔中。
如果打開自動斷字，Word即在文檔中需要連字符的位置自動插入連字符。如果以后編輯文檔并更改換行符，Word將對文檔重新設置斷字。
如果選擇了手動斷字，Word將搜索需進行斷字的文字，并請您確認每一處建議的可選連字符，然后插入可選連字符。如果以后編輯文檔并更改換行符，Word將僅顯示并打印仍位于行尾的可選連字符。Word不會重新對文檔進行斷字。
★自動對整篇文檔進行斷字
點擊菜單欄的的“工具”——“語言”——“斷字”，打開 “斷字”設置窗口，勾選“自動斷字”復選框，然后在“斷字區”框中，輸入一行中最后一個單詞末尾距右邊距的距離。若要減少連字符的數量，應放寬斷字區；若要減少右邊參差不齊的現象，應縮小斷字區的大小。在“連續斷字次數限為”框中，輸入可連續斷字的行數。
★對整篇文檔進行手動斷字
在不選擇任何文本的情況下，點擊菜單欄的的“工具”——“語言”——“斷字”，打開 “斷字”設置窗口，單擊“手動”按鈕。如果Microsoft Word標識出了要進行斷字的單詞或詞組，請執行下列操作之一：
若要在 Word 建議的位置插入可選連字符，請單擊“確定”。
若要在單詞中的其他位置插入可選連字符，請用箭頭鍵或鼠標將插入點移到該處，然后單擊“確定”按鈕。
★自動對文檔的某個部分進行斷字
選擇不想進行斷字的文本，點擊菜單欄的“格式”——“段落”（或右單擊選擇段落），打開段落設置窗口，再單擊第二個選項卡“換行和分頁”，然后勾選“取消斷字”復選框，即該段落不使用斷字。
點擊菜單欄的“工具”——“語言”——“斷字”，打開 “斷字”設置窗口，勾選“自動斷字”復選框，同時設置其它選項。
★對文檔的某個部分進行手動斷字
選擇要進行斷字的文字，點擊菜單欄的的“工具”——“語言”——“斷字”，打開 “斷字”設置窗口，單擊“手動”按鈕。
如果 Microsoft Word 標識出了要進行斷字的單詞或詞組，請執行下列操作之一：
若要在Word建議的位置插入可選連字符，請單擊“確定”。
要在單詞中的其他位置插入可選連字符，請用箭頭鍵或鼠標將插入點移動到該處，然后單擊“確定”按鈕。
