在Word的“格式”菜單項中，有個叫“樣式與格式”的菜單項，“樣式”選項，可以讓我們在不同文章中設定相同的格式，使不同時候所編輯的文件具有相同的風格。在此，我們先明確一下什么是樣式。樣式其實就是對文本某部分的格式的定義。在“格式”菜單中的“樣式項”里，我們可以發現WORD其實已提供了多種樣式，如“標題1、標題2、正文”等。而且我們也可以在設定滿足我們要求的格式后，通過樣式管理器，將這些格式保存成一種樣式，這樣，以后遇到要設置相同“格式”時，就可以直接調用樣式來完成格式的設定了。
在同一篇文章中，如果要讓不同處的文本有相同的格式，一般可以通過用“格式刷”復制格式來完成，而要讓不同文章具有相同的格式，就須同時打開多篇文章進行格式復制。但實際上，通過選取預先設好的樣式，我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。
例如，要打印一個由多篇文章組成的小冊子時，為了使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁碼作為目錄，而為對齊右側的頁碼而須一次次地調整字號大小、插入空格鍵，非常費勁。因此，最初我使用的方法是：采用“格式”菜單中的“制表位”命令。這樣按制表鍵后，右側的頁碼大致可以對齊，但頁碼與左側的題目之間所插入的間隔點的間隔卻不盡相同，而且，如果在某處插入或刪除一篇文章后，對應的頁碼還要再逐個在目錄中寫出，非常麻煩。其實利用樣式來進行目錄的添加非常方便，它用不著再向文件中輸入任何文字，而且操作更簡單，修改更方便。具體做法是這樣的：
1.定義目錄標題的樣式：
先選定文章中的任意一篇的標題，對標題進行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進、行距等段落格式的定義。然后選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”，新建一個樣式。
2.設目錄標題的樣式：
在文件中選中第一個目錄標題的文本，從“格式”菜單中選取“樣式”選項，并從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文本也采用相同的方法處理。
3.插入目錄：
將光標移到要插入目錄標題的位置，從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項，并選取“目錄卡”，確定是否顯示頁碼、前導符樣式及顯示級別。這樣，在光標處就產生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文本的目錄標題并產生相應的頁碼。
4.目錄的更新：
如果以后在文章中的某處插入了新的內容，則其后的所有頁碼將全部發生變化，如果沒有采用樣式產生相應目錄，還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍，使用以上方法后，只須選取目錄，點鼠標右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標題及相應頁碼將全部被更新。
以前，在長文章的編輯中，要將光標移動到文章某處，需要移動滾動條或通過定位方式來完成，非常煩瑣。而采用樣式添加目錄，只須用鼠標點擊所產生目錄的某個標題，光標就會快速定位到相應標題的頁碼上，實現了光標的快速移動。
