我們在word2003中編輯文檔的時候，輸入文字時，經常遇到一小塊文字需要重復輸入，或一句短語在多個文件中頻繁出現。這種情況下借助word2003提供的“自動圖文集”功能可以使文本輸入速度加快。
自動圖文集能把常用的短語定義為詞條，即用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯文檔時，只需要輸入相應的詞條，word就可以把它自動轉換成自動圖文集中的內容。
使用自動圖文集的步驟如下所述：
第一步，運行word2003，在菜單欄依次點擊“視圖”→“工具欄”→“自動圖文集”命令，打開“自動圖文集”工具欄。或直接在菜單欄依次點擊“插入”→“自動圖文集”命令來使用自動圖文集。
第二步，在word文檔中選中要定義為詞條的文字如“本合同一式×份，雙方簽字蓋章后生效”，點擊自動圖文集工具欄“新建”按鈕，打開“創建自動圖文集”對話框，為詞條命名2-10個漢字“本合同一式”，并點擊“確定”，如圖一所示。
圖一 新建“自動圖文集”詞條
第三步，將光標定位到word文檔中適當位置，單擊工具欄“所有詞條”按鈕。在下拉列表中選擇正文，單擊要插入的詞條名稱“本合同一式”，則“本合同一式×份，雙方簽字蓋章后生效”自動輸入到word文檔中，如圖二所示。
圖二 插入自動圖文集詞條
