Word2007的郵件合并對Excel數據一般是以整個工作表作為數據源，并以工作表的首行作為合并域名。如果一張工作表中有多個表格，那么只使用其中的一個表格進行郵件合并顯然會很麻煩。其次，表格上一般都會有一個總標題，有時還會有兩三行列標題。這樣當工作表中第一行不是表格的列標題時，設置后郵件合并后域名會顯示成F1、F2、F3……而不是實際的列標題，這顯然也不利于快速準確選擇合并域。這些問題其實很容易解決，我們只要事先在Excel文檔中定義一個名稱即可。以“績效表”工作表（如圖1）來說，如果想以A46：F87區域的“第一季度績效”作為合并數據該怎么做呢？
Excel 為合并數據區域命名
先用Excel2007打開郵件合并要用到的數據源工作簿，例如人員考核資料.xlsx。再打開要使用的“績效表”工作表，選中準備用于郵件合并的單元格區域A46：F87。Excel工具欄左下角的“名稱框”中輸入“郵件合并數據”（如圖1），回車確認即可把選中的A46：F87區域命名為“郵件合并數據”。保存并退出Excel，以后就可以按名稱選取合并數據了。
Word 按名稱選擇合并數據
打開Word2007，切換到“郵件”選項卡，單擊“選擇收件人”，在下拉列表中選擇“使用現有列表”。在彈出的“選取數據源”窗口中選擇打開剛才修改保存的“人員考核資料.xlsx”工作簿。此時會彈出一個“表格選擇”窗口，在窗口的列表中就可以找到我們定義的名稱“郵件合并數據”（如圖2），選擇這個名稱就可以只引用“郵件合并數據”名稱所代表的“績效表”工作表的A46：F87區域作為合并的數據源，而不是整個工作表。在此我要介紹的主要是如何從工作表中按指定區域選擇數據源，至于接下來要如何合并郵件已經有不少相關介紹，我就不再細說了。
提示：
在“表格選擇”窗口中所有工作表名后都有$，因此可以根據項目名稱后有沒有$來判斷該項是工作表還是定義的單元格區域名稱。
當然，直接把郵件合并要用到的數據和列標題行距復制粘貼到一個空工作表中再進行郵件合并，也同樣可以解決這個問題，只是在與原表保持數據同步方面多少會有點麻煩。事實上定義名稱也要比復制粘貼操作簡單吧？
