如下圖顯示了三個將要進行合并計算的單獨工作表。這些工作表報告了三個月的產品銷售。然而請注意，它們不是對同一種產品的報告。另外，這些產品甚至沒有按同樣的次序進行排列。換言之，這些工作表不是按同一種格式排列的。手工創建合并計算公式是非常耗時的工作。這三個工作表的名稱分別為region1.xls、region2.xlsx和region3.xls。
要合并計算該信息，先打開一個新的工作簿。無需打開源工作簿，但如果打開它們，合并計算會變得更容易。按以下步驟合并計算工作簿：
1.選擇“數據”——“數據工具”——“合并計算”。Excel顯示“合并計算”對話框。
2.使用“函數”下拉到表選擇要使用的合并計算匯總類型。在該例中使用“求和”。
3.輸入第一個工作表的引用位置來合并計算。如果該工作簿是打開的，可以指向這個引用位置。如果工作簿未打開，單擊“瀏覽”按鈕在硬盤上定位文件。這個引用位置必須包括一個區域。可使用包含整列的區域，如A:K。該區域比實際要合并計算的區域大得多，但使用這個區域，能保證在源文件中加入新行和列時合并計算仍有效。當“引用位置”框中的引用位置正確時，單擊“添加”按鈕將其添加到“所有引用位置”列表中。
4.輸入第二個工作表的引用位置。用戶可以指向Region2工作簿中的區域或通過將Region1改為Region2，只對現有的引用位置進行編輯，然后單擊“添加”按鈕。該引用位置被添加到“所有引用位置”列表中。
5.輸入第三個工作表的引用位置。通過將Region2改為Region3可再次對現有的引用位置進行編輯，然后單擊“添加”按鈕。這個最終的引用位置也被添加到“所有引用位置”列表中。
6.由于工作表不是按相同格式進行排列的，選擇“最左列”和“首行”復選框強制Excel通過使用標簽匹配數據。
7.選擇“創建指向源數據的鏈接”復選框，讓Excel創建一個帶外部引用的分級顯示。
8.單擊“確定”按鈕開始合并計算。所有的設置如圖所示
Excel從活動單元格開始創建合并計算。注意Excel創建了一個折疊成只顯示每個產品分類匯總的分級顯示。如果展開分級顯示(方法是單擊數字2或分級顯示中的“+”號) ，可看到明細數據。進一步檢查，會發現每個明細單元格都是一個使用源文件中適當單元格的外部引用公式。因此，如果更改了任何數據，目標區域也會自動更新。如圖即合并計算的效果
