對于需要最終打印輸出的工作表，使用“分頁預(yù)覽”的視圖模式可以很方便地顯示當(dāng)前工作表的打印區(qū)域以及分頁狀況，并且可以直接在視圖中對分頁設(shè)置進行調(diào)整。在菜單欄上依次單擊“視圖”——“分頁預(yù)覽”即可進入分頁預(yù)覽模式。
★打印區(qū)域設(shè)置
在分頁預(yù)覽視圖中，被粗實線框所圍起來的白色表格區(qū)域是打印區(qū)域，而線框外的灰色區(qū)域是非打印區(qū)域。
將鼠標(biāo)移至粗實線的邊框上，當(dāng)鼠標(biāo)指針顯示為黑色雙向箭頭時可按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖拉鼠標(biāo)調(diào)整打印區(qū)域的范圍大小。也可以通過菜單命令重新設(shè)置打印區(qū)段。比較方便的方法是選中需要打印的區(qū)域后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令，此菜單選項只會在分頁預(yù)覽的視圖模式下出現(xiàn)。
★分頁符設(shè)置
在分頁預(yù)覽視圖中，打印區(qū)域中粗虛線的各稱為“自動分頁符”，它是Excel根據(jù)打印區(qū)域和頁面范圍自動設(shè)置的分頁標(biāo)志。在虛線左側(cè)的表格區(qū)域中，背景上的灰色水印顯示了此區(qū)域的頁次為“第1頁”，而在虛線右側(cè)的表格區(qū)域中則有“第2頁”的灰色水印顯示。這些頁號顯示以及它們與分頁符所指示的區(qū)域即為實際打印輸出時紙張頁面上的分布情況。
用戶可對自動產(chǎn)生的分頁符位置進行調(diào)整。將鼠標(biāo)移至粗虛線的上方，當(dāng)鼠標(biāo)指針顯示為黑色雙向箭頭時可按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)以移動分頁符的位置。移動后的分頁符由粗虛線改變?yōu)榇謱嶅X，此粗實線即為“人工分頁符”。
除了調(diào)整分頁符位置以外，用戶還可以在打印區(qū)域中插入新的分頁符。操作方法如下：
●如果需要插入水平分頁符(將多行內(nèi)容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁位置下一行的最左側(cè)單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入分頁符”，Excel將沿著選定單元格的邊框上沿插入一條水平方向的分頁符實線。
●如果需要插入垂直分頁符(將多列內(nèi)容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁位置的右側(cè)列的最頂端單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入分頁符”，Excel將沿著選定單元格的左側(cè)邊框插入一條垂直方向的分頁符實線。
如果選定的單元格并非處于打印區(qū)域的邊緣.則在選擇“插入分頁符”命令后，會沿著單元格的左側(cè)邊框和上側(cè)邊框同時插入垂直分頁符和水平分頁符各一條。
刪除人工分頁符的操作相對來說比較簡單，選定需要刪除的水平分頁符下方的單元格，或垂直分頁符右側(cè)的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除分頁符”即可。
以上分頁符的插入、刪除以及重置操作除了通過右鍵菜單命令外，也可以通過菜單欄上“插入”項中的相關(guān)命令來實現(xiàn)，操作方法與以上內(nèi)容類似。
如果需要恢復(fù)普通視圖模式，可在菜單欄上依次單擊“視圖”——“普通”，即可將視圖切換到普通的顯示模式，但分頁符仍將保留顯示。如果用戶不希望在普通模式下顯示分頁符，可在“選項”對話框的“視圖”選項卡中取消勾選“自動分頁符”復(fù)選框。取消分頁符的顯示并不會改變當(dāng)前工作袤的分頁設(shè)置。
