數據排序是指按一定規則對數據進行整理、排列，它包括普通排序和自定義排序兩種。普通排序是對數據進行升序或降序排序；而自定義排序則是對一些特殊的字段進行排序。
一、普通排序
在普通排序時，Excel中默認的排序規則包括以下幾點：
（1）數字：從最小的負數到最大的正數進行排序。
（2）字母：按字母先后順序進行排序，即從字母A到Z排序。
（3）漢字：按照漢語拼音各個字母從左到右進行字母排序。
（4）邏輯值：如果按照升序排序，FALSE排在前面，TRUE排在后面。
（5）空格：始終排在最后。
（6）文本、數字和字母混合：Excel將從左到右一個字符一個字符地進行比較，例如M1，N1，N2，N3就是按升序排列出來的順序。
提示：在排序過程中，用戶可以指定是否區分大小寫。如果區分大小寫，在升序排序時，小寫字母排在大寫字母之前。
二、單個字段進行排序
打開一個成績單工作表，如圖1所示，對該成績表中的總分字段進行由高到低的排序。其具體操作步驟如下：
圖1打開的工作表
（1）單擊成績單中的任意單元格。
（2）選擇“數據”→“排序”命令，彈出“排序”對話框，如圖2所示。
圖2“排序”對話框
（3）在該對話框的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”選項，并選中其后的“降序”單選按鈕；在“我的數據區域”選區中選中“有標題行”單選按鈕，表示在排序時標題行不參與排序，如果選中“無標題行”單選按鈕，則表示在排序時標題行參與排序。一般情況下，標題行不參與排序，本例選中“有標題行”單選按鈕。
注意：如果遇到記錄數據相同的情況，Excel將按這些記錄在未排序表格中存放的先后順序排列數據。
（4）設置完成后單擊“確定”按鈕，排序后的結果如圖3所示。
圖3排序后的結果
三、多字段進行排序
多字段排序即先對單字段進行排序，如果遇到記錄數據相同的情況，再參照別的字段對相同的數據再進行排序。如在圖3中，“趙海”和“李輝”的總分均為“255”，如果要進一步對這兩個數據進行排序，就要用到多字段排序。其具體操作步驟如下：
（1）單擊數據清單中的任意單元格。
（2）選擇“數據”→“排序”命令，彈出“排序”對話框。
（3）在“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”選項，并選中其后的“降序”單選按鈕，即對“總分”字段進行由高到低的排序。
（4）在“次要關鍵字”下拉列表中選擇“數學”選項，并選中其后的“降序”單選按鈕，即對總分相同的數據中的“數學”字段再進行由高到低的排序，如圖4所示。
圖4“排序”對話框
（5）設置完成后單擊“確定”按鈕，排序后的結果如圖5所示。
圖5多字段排序
