注意:?這是一篇有關(guān)數(shù)據(jù)驗(yàn)證的進(jìn)階主題。 有關(guān)數(shù)據(jù)驗(yàn)證以及如何驗(yàn)證單元格或區(qū)域的介紹，請(qǐng)參閱將數(shù)據(jù)驗(yàn)證添加到單元格或區(qū)域。
可使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證來(lái)限制數(shù)據(jù)類型或用戶輸入單元格的值。 例如，可使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證，根據(jù)工作簿中其他位置的值來(lái)計(jì)算單元格中允許存在的最大值。 在以下示例中，用戶鍵入了 abc，此值不是該單元格可接受的值。
數(shù)據(jù)驗(yàn)證何時(shí)有用？
要與他人共享工作簿，并希望輸入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤且保持一致時(shí)，數(shù)據(jù)驗(yàn)證十分有用。 除此之外，還可以使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證執(zhí)行下列操作：
-
限制條目，只能選擇列表中預(yù)定義的項(xiàng)目 – 例如，可以將供用戶選擇的部門限制為會(huì)計(jì)部、薪資部、人力資源部等。
-
限制數(shù)字，避免選擇指定范圍之外的數(shù)字 – 例如，可以將員工的年度業(yè)績(jī)調(diào)薪的最大比例設(shè)定為 3%，或僅允許使用 1-100 之間的整數(shù)。
-
限制日期，避免選擇特定時(shí)間范圍之外的日期 – 例如，在員工的休假申請(qǐng)中，可以避免員工選擇今天之前的日期。
-
限制時(shí)間，避免選擇特定時(shí)間范圍之外的時(shí)間 – 例如，可以將會(huì)議安排在早上 8:00 到下午 5:00 之間。
-
限制文本字符數(shù) – 例如，可以將單元格中允許的文本字符數(shù)限制在 10 個(gè)或以下。
-
根據(jù)其他單元格中的公式或值驗(yàn)證數(shù)據(jù)有效性 – 例如，可以使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證，根據(jù)計(jì)劃的工資總額設(shè)置傭金和提成的上限。 輸入的金額超過(guò)此限額時(shí)，用戶會(huì)看到一條錯(cuò)誤消息。
數(shù)據(jù)驗(yàn)證??輸入和錯(cuò)誤消息
你可以選擇在用戶選擇單元格時(shí)顯示輸入消息。 輸入消息通常用于就要輸入單元格的數(shù)據(jù)類型提供用戶指導(dǎo)。 此類消息顯示在單元格附近。 如果需要，你可以將此消息移走，但在你移到其他單元格或按 Esc 前，該消息會(huì)一直保持可見(jiàn)。
在數(shù)據(jù)驗(yàn)證的第二個(gè)選項(xiàng)卡中設(shè)置輸入消息。
用戶適應(yīng)輸入消息后，你可以取消選中“選定單元格時(shí)顯示輸入消息”選項(xiàng)。
還可以選擇顯示“出錯(cuò)警告”，它僅在用戶輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后才顯示。
有以下三種類型的出錯(cuò)警告可供選擇：
圖標(biāo)
類型
用途
停止
阻止用戶在單元格中輸入無(wú)效數(shù)據(jù)。
“停止”警告消息有以下兩個(gè)選項(xiàng)：重試或取消。
警告
警告用戶輸入的數(shù)據(jù)無(wú)效，但不會(huì)阻止他們輸入無(wú)效數(shù)據(jù)。
出現(xiàn)“警告”消息時(shí)，用戶可以單擊“是”接受無(wú)效輸入，單擊“否”編輯無(wú)效輸入或單擊“取消”刪除無(wú)效輸入。
信息
告知用戶輸入的數(shù)據(jù)無(wú)效，但不會(huì)阻止他們輸入無(wú)效數(shù)據(jù)。 這種類型的出錯(cuò)警告最靈活。
出現(xiàn)“信息”警告消息時(shí)，用戶可以單擊“確定”接受無(wú)效的值或單擊“取消”拒絕無(wú)效的值。
有關(guān)使用數(shù)據(jù)有效性的提示
在 Excel 中使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證時(shí)可使用這些提示和技巧。
注意:?如果希望在 Excel Services 或 Excel Online中使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證，需要先在 Excel 桌面版中創(chuàng)建數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
-
下拉列表的寬度由具有數(shù)據(jù)驗(yàn)證的單元格的寬度來(lái)確定。 您可能需要調(diào)整該單元格的寬度，以防將寬于下拉列表寬度的有效輸入部分截?cái)唷?/p>
-
若打算保護(hù)工作表或工作簿，請(qǐng)?jiān)谥付ㄈ魏斡行栽O(shè)置后執(zhí)行。 在保護(hù)工作表之前，請(qǐng)確保解除鎖定任何已驗(yàn)證單元格。 否則，用戶將無(wú)法在這些單元格中鍵入任何數(shù)據(jù)。 請(qǐng)參閱保護(hù)工作表。
-
若打算共享工作薄，請(qǐng)僅在指定數(shù)據(jù)驗(yàn)證和保護(hù)設(shè)置之后執(zhí)行。 共享工作薄后，除非停止共享，否則將無(wú)法更改驗(yàn)證設(shè)置。
-
您可以將數(shù)據(jù)有效性應(yīng)用到已在其中輸入數(shù)據(jù)的單元格。 但是，Excel 不會(huì)自動(dòng)通知現(xiàn)有單元格包含無(wú)效數(shù)據(jù)。 在這種情況下，您可以通過(guò)指示 Excel 在工作表上的無(wú)效數(shù)據(jù)周圍畫上圓圈來(lái)突出顯示這些數(shù)據(jù)。 標(biāo)識(shí)無(wú)效數(shù)據(jù)后，可以再次隱藏這些圓圈。 如果更正了無(wú)效輸入，圓圈會(huì)自動(dòng)消失。
要應(yīng)用圓圈，請(qǐng)選擇要評(píng)估的單元格，然后轉(zhuǎn)到“數(shù)據(jù)”>“數(shù)據(jù)工具”>“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”>“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”。
-
要快速刪除單元格的數(shù)據(jù)驗(yàn)證，請(qǐng)選中該單元格，然后轉(zhuǎn)到“數(shù)據(jù)”>“數(shù)據(jù)工具”>“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”>“設(shè)置”>“全部清除”。
-
若要在工作表上查找具有數(shù)據(jù)有效性的單元格，請(qǐng)?jiān)凇伴_(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“編輯”組中，單擊“查找和選擇”，然后單擊“數(shù)據(jù)有效性”。 找到具有數(shù)據(jù)有效性的單元格后，您可以更改、復(fù)制或刪除有效性設(shè)置。
-
創(chuàng)建下拉列表時(shí)，可以使用“定義名稱”命令（位于“公式”選項(xiàng)卡上的“已定義名稱”組中）為包含該列表的區(qū)域定義名稱。 在另一個(gè)工作表上創(chuàng)建該列表后，可以隱藏包含該列表的工作表，然后保護(hù)工作簿以使用戶無(wú)法訪問(wèn)該列表。
-
如果您更改單元格的有效性設(shè)置，則可以將這些更改自動(dòng)應(yīng)用于具有相同設(shè)置的所有其他單元格。 為此，請(qǐng)?jiān)凇霸O(shè)置”選項(xiàng)卡上，選中“對(duì)有同樣設(shè)置的所有其他單元格應(yīng)用這些更改”復(fù)選框。
-
如果無(wú)法使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證，請(qǐng)確保：
-
用戶未復(fù)制或填充數(shù)據(jù) – 數(shù)據(jù)驗(yàn)證僅當(dāng)用戶直接在單元格中鍵入數(shù)據(jù)時(shí)才顯示消息并阻止無(wú)效輸入。 復(fù)制或填充數(shù)據(jù)時(shí)，不會(huì)顯示消息。 若要防止用戶通過(guò)拖放單元格復(fù)制和填充數(shù)據(jù)，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“文件”>“選項(xiàng)”>“高級(jí)”>“編輯選項(xiàng)”，然后取消勾選“啟用填充柄和單元格拖放功能”復(fù)選框即可保護(hù)工作表。
-
關(guān)閉手動(dòng)重算 – 如果打開(kāi)手動(dòng)重算，則未計(jì)算的單元格可能會(huì)無(wú)法正常驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否有效。 若要關(guān)閉手動(dòng)重算，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“公式”選項(xiàng)卡>“計(jì)算”組 >“計(jì)算選項(xiàng)”，然后單擊“自動(dòng)”。
-
公式?jīng)]有錯(cuò)誤 – 確保有效單元格中的公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，如 #REF! 或 #DIV/0!。 在更正錯(cuò)誤之前，Excel 將忽略數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
-
公式中引用的單元格正確無(wú)誤 – 如果被引用的單元格發(fā)生了更改，以致于有效單元格中的公式計(jì)算出無(wú)效結(jié)果，則不會(huì)為該單元格顯示有效性消息。
-
Excel 表可能鏈接到 SharePoint 網(wǎng)站 – 不能將數(shù)據(jù)驗(yàn)證添加到鏈接到 SharePoint 網(wǎng)站的 Excel 表格中。 若要添加數(shù)據(jù)驗(yàn)證，必須取消該 Excel 表的鏈接或?qū)⒃?Excel 表轉(zhuǎn)換為區(qū)域。
-
當(dāng)前可能正在輸入數(shù)據(jù) – 在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”命令不可用。 若要結(jié)束數(shù)據(jù)輸入，請(qǐng)按 Enter 或 ESC。
-
工作表可能受保護(hù)或處于共享狀態(tài)?如果工作簿處于共享狀態(tài)或受保護(hù)，則無(wú)法更改數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。 需要先取消共享或取消保護(hù)工作簿。
-
如何更新或刪除繼承工作簿中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證
如果繼承的工作簿中包含數(shù)據(jù)驗(yàn)證，除非該工作簿受保護(hù)，否則可以修改或刪除數(shù)據(jù)驗(yàn)證。 如果工作表通過(guò)密碼保護(hù)，但你不知道密碼，請(qǐng)嘗試聯(lián)系之前的所有者，讓他幫助你取消對(duì)該工作表的保護(hù)，因?yàn)?Excel 無(wú)法恢復(fù)未知或丟失的密碼。 也可以將數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個(gè)工作表，然后刪除數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
當(dāng)您嘗試輸入或更改單元格中的數(shù)據(jù)時(shí)，如果看到數(shù)據(jù)有效性警報(bào)，且不清楚可以輸入的內(nèi)容，那么請(qǐng)與工作簿的所有者聯(lián)系。
你是否有特定函數(shù)問(wèn)題？
在 Excel 社區(qū)論壇中發(fā)布問(wèn)題
幫助我們改進(jìn) Excel
是否有關(guān)于如何改進(jìn)下一版 Excel 的建議？ 如果有，請(qǐng)查看 Excel User Voice 上的主題。
另請(qǐng)參閱
將數(shù)據(jù)驗(yàn)證應(yīng)用于單元格
