如今，越來越少的人玩筆桿，越來越多的人敲鍵盤。在電腦上寫東西離不開修改，修改自己的文章，修改別人的文章，以及許多人修改同一篇文章……會(huì)有許多影響效率的問題。下面介紹使用經(jīng)典文本編輯軟件EmEditor和國(guó)內(nèi)辦公軟件WPS提高文章修改效率的三種先進(jìn)技術(shù)。
1.為了解決內(nèi)容替換的問題
如果在修改文章時(shí)發(fā)現(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)則有很多問題。例如，對(duì)于從互聯(lián)網(wǎng)上收集的文章，由于奇怪的網(wǎng)頁格式符號(hào)，復(fù)制的文本可能在每個(gè)段落后包含一些無用的字符串。這種字符串通常不僅內(nèi)容不同，而且長(zhǎng)度也不同，不能通過普通替換來完成(圖1)。
(圖1:處理前段尾的不規(guī)則字符串)
此時(shí)，要處理的文本首先被復(fù)制到空白的電子郵件編輯器文檔中，執(zhí)行Ctrl H命令以啟動(dòng)替換窗口，選擇“使用正則表達(dá)式”復(fù)選框，“中藥網(wǎng)絡(luò)”。* $”輸入到“查找”框中，“替換為”框留空，并且不輸入任何內(nèi)容(圖2)。最后，點(diǎn)擊“全部替換”，只需幾秒鐘就可以處理成千上萬字的不規(guī)則段結(jié)束信息(圖3)。在表達(dá)式中，“*”表示從當(dāng)前位置開始的幾個(gè)任意字符，而“$”表示一直到該段的末尾。
(圖2使用簡(jiǎn)單的表達(dá)式來完成復(fù)雜的替換)
(圖3顯示了被處理部分的尾部是均勻的)
2.充分利用文章的復(fù)習(xí)技巧
傳統(tǒng)的文章通常通過用彩筆畫畫來修改，修改后的文章一目了然。如果電子手稿是通過普通方式添加或刪除的，通常不會(huì)有修改的痕跡。為此，WPS提供了一個(gè)模擬傳統(tǒng)修改的審查功能。
要為其他人修改一篇文章并添加建議，只需點(diǎn)擊“評(píng)論”菜單并使用“插入評(píng)論”按鈕來插入評(píng)論(圖4)。如果發(fā)現(xiàn)文章內(nèi)容錯(cuò)誤、重復(fù)或缺失，需要修改、刪除或補(bǔ)充，可以使用“修訂”按鈕和下拉菜單直接修改文章(圖5)。修改后的內(nèi)容將自動(dòng)顯示為紅色。
(圖4及時(shí)插入修訂)
(圖5單擊“修訂”直接修訂文章)
提示：
對(duì)于已被他人注釋和修改的文章的處理，在閱讀注釋注釋并理解它們之后，您可以通過“刪除刪除注釋”命令刪除注釋注釋。對(duì)于其他人修改的內(nèi)容，可以通過“接受”或“拒絕”按鈕來處理響應(yīng)。“接受或拒絕修訂”按鈕有兩個(gè)選項(xiàng)。您可以選擇接受或拒絕當(dāng)前選定的項(xiàng)目，或者一次拒絕并接受所有修訂項(xiàng)目。
3.修改該條的其他困難
除了根據(jù)復(fù)習(xí)方法修改文章外，在日常工作中經(jīng)常會(huì)有一些特殊情況。當(dāng)有人為你修改一篇文章時(shí)，也許對(duì)方?jīng)]有按照office軟件的審閱和修改方法來處理，而是直接添加、刪除和修改了文章，所以如果你不看原稿，文章中有什么變化，就不容易完全看出來。在這種情況下，可以使用WPS文本軟件的文章“比較”模式來找出差異。
通過“審閱比較”輸出文檔比較對(duì)話框，指定修訂前后的文檔，然后單擊“確定”按鈕(圖6)顯示修訂前后文檔之間差異的比較屏幕。
(圖6比較了兩個(gè)文檔的內(nèi)容)
提示：
如果對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大型文檔進(jìn)行比較和處理，可以根據(jù)處理后文檔的性質(zhì)，充分利用電子郵件編輯器提供的各種視圖模式。例如，可以使用諸如大文件控制器、大綱導(dǎo)航、文件比較和分割窗口操作等功能來提高操作效率。
修改這篇文章的另一個(gè)困難是風(fēng)格不一致。事實(shí)上，許多人寫的文章中涉及的英語術(shù)語并不統(tǒng)一。例如，在windows上寫的文章，一篇用大寫字母寫在Windows上，另一篇用大寫字母寫在Windows上，或者另一篇用大寫字母寫在Windows上，或者另一篇用大寫字母寫在WINDOWS上。在一篇文章中，重復(fù)和隨機(jī)地進(jìn)行手工修改更麻煩。此時(shí)，所選內(nèi)容的批量轉(zhuǎn)換將極大地提高效率。將文章復(fù)制到電子郵件編輯器中，選擇要轉(zhuǎn)換的英語術(shù)語所在的段落，并使用右鍵菜單命令“轉(zhuǎn)換選擇大寫第一個(gè)字母”來一勞永逸地標(biāo)準(zhǔn)化英語術(shù)語(圖7)。
(圖7用右鍵菜單命令完成一次性轉(zhuǎn)換)
此外，您可以自定義“宏”按鈕，將初始字母更改為大寫(或全大寫全小寫)。當(dāng)您遇到拼寫不規(guī)則的英語術(shù)語時(shí)，單擊此按鈕，非標(biāo)準(zhǔn)單詞可以立即規(guī)范化。具體方法：通過“宏開始宏”開始錄制宏，選擇任意單詞(如winDows)，從編輯菜單中選擇“轉(zhuǎn)換選擇”進(jìn)行轉(zhuǎn)換操作(如“大寫首字母”)，然后用“宏停止宏”命令停止錄制，將宏命名為“大寫首字母”。最后，宏工具欄打開，工具欄上顯示“大寫字母”按鈕供以后使用。
提示：
盡管上述術(shù)語規(guī)范也可以用Ctrl-H批處理方法替換，但它需要至少完成兩次，第一次用“WINDOWS”替換所有“windows”，第二次用“Windows”替換“Windows”。此外，如果有像“winDows”這樣不規(guī)則的大寫形式，將會(huì)缺少單詞。但是，如果使用上述一次性全選轉(zhuǎn)換或宏命令按鈕進(jìn)行自動(dòng)處理，不會(huì)出現(xiàn)遺漏，因此速度更快、更準(zhǔn)確。
