將各種優先級事務寫在紙上進行管理非常困難，因為你總需要添加事務或刪除舊事務。無論在家里還是辦公室，總會不斷有新的事務需要處理，而其中許多事務需要延續到下一天（也可能是下周或下個月）。你可以使用 Excel 表格跟蹤事務完成期限，從而可以根據實際情況對事物優先級進行相應調整。根據下面的步驟，你只需 20 分鐘就可以學會更加有效地管理自己的事務優先級。
步驟
每天查看優先級變化。這里顯示的是幾天內事務優先級變化。在 7 月 13 日，所有事務都在提前時段之前，因此數值很大。在 7 月 20 日，一共有四個事務顯示為高優先級（小數值），這其中包括正處于截止日期的修理草坪。在 21 日，優先級變得更高了，這是因為事務已經處于延期時段了，而到了 7 月 23 日，由于事務已經超過了延期時段，因此優先級變得更高。支付賬單事務的優先級同樣在 23 日到 25 日期間快速上升。
小提示
- 你可以根據需要添加更多的列，例如事務相關的人或類型等。
- 你可以下載該工作簿的實用模板
- 將大事務分解為多個小事務。
- 將家庭和工作事務分別放在單獨的 Excel 文件中。
- 閱讀一些關于設定事務優先級和時間管理的文章。
- =IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5)+7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))
- 如果需要可以每天對事務列表進行排序。
- 你可以將反復出現的事務放在模板工作表中，這樣就可以非常容易地找到這些事務并拷貝。
- 你可以自行修改每一級重要程度的評分。
- 使用自動篩選功能來選擇超過截止時間的事務（緊急程度=1）或者非常重要的事務（重要程度=“A”）
- 有一個方法可以讓重復事務不斷自動更新，那就是將其輸入到日期列中：（例如如果是周五的事務就輸入“5”）。
- 在截止日期單元格使用條件語句來表示事務過期。
- 每周和每月（或雙周和雙月）計算完成當前周期內事務的日期。這可能是你在做工作中獲得的唯一積極反饋。
- 公式將找到“今天”的日期（周一 = 1，周二 = 2，…周日 = 7），然后檢查今天是否已經超過了周五。如果超過了周五，那么我們將截止日期設置為當前周五加上七天，也就是下周五的日期。如果今天沒有超過周五，那么將本周周五日期設置為截止日期。
- 在本例中，周一 = 1、周二 = 2、周三 = 3、周四 = 4、周五 = 5、周六 = 6 以及周日 = 7。
- 如果希望本公式在其他日期也適用，例如重復事務截止日為周二，那么我們可以在列表中查找周二 = 2，因此只需要將公式中的 5 更改為 2。
警告
- 時常保存工作簿以便于隨時恢復其內容。
- 計算出的優先級數值并非自然數。完成優先級為“1”的任務不會增加其他任務優先級數值。優先級的范圍可以超過一百，但不是所有的數值都會出現。你一般需要關注優先級為 1 到 12 的事務。
- 不要擔心有太多任務：那些兩個月內到期的事務在其截止日期臨近之前會一直位于表格底端。
- 時間管理是一項非常個人化的工作，因此這個工作簿也許并不能滿足你的要求和偏好。它可能會干擾你的工作，也可能每天訪問的要求過于頻繁。它可能會對你有用，但是不適用于你的朋友們，或者情況與此相反。
- 使用 Google 電子表格可以讓你方便訪問文件，而不需要將文件隨時帶著身邊。
