機器人流程自動化（以下簡稱RPA）是一種快速、敏捷和智能的數字化技術，可應用于自動化業務人員日常工作當中，通過RPA使自動化能夠延伸到企業業務流程整個價值鏈，并深度集成企業多年已沉淀的各類業務應用系統。
當前，RPA已在不同行業和地區的企業中進行大量實踐，成為智能自動化領域發展最為迅猛的技術，其中最為關鍵的成功要素在于，相比于其他的自動化技術,RPA能夠更為敏捷地交付和實現業務流程自動化的價值——節省時間和提高效率，并逐步開始改變企業的工作方式。
RPA“機器人”對企業流程管理影響至深。然而現階段，RPA仍然缺乏“一站式”自動化生態建設體系，一定程度上限制了面向企業的推廣與普及。試點項目完成后，如何在企業層面統籌實現更大范圍地推廣、實現企業戰略價值，面臨重大挑戰。
研究發現，要真正充分利用RPA，不僅需要關注業務流程或技術，還涉及兩者的有機結合及如何做好相應的大規模運營保障工作，這就要求企業形成RPA相關的全生命周期的管理體系，也就是本文所述的機器人流程自動化運營模式（RPA OM）。
01機器人流程自動化運營模式介紹
機器人流程自動化運營模式（RPA OM）基于國內外不同行業中的數百家大中型企業的數字化前瞻理論與實踐經驗，深度協同企業的數字化轉型體系，形成規模化的RPA數字化方案，從而最大化實現企業業務發展和數字化轉型的戰略。弘璣從大量的項目實踐中依托先進的經驗逐步凝煉出RPA OM，涵蓋戰略&愿景、治理&管控、組織&人員、項目組合、交付自動化、運行&維護、智能技術等組成要素。
在過去的幾年中，RPA供應商一直專注于業務的“需求”方面——持續理解和總結RPA對企業客戶的業務價值和數字化需求并進行產品和服務的迭代，總體上是圍繞企業客戶在運營。時至今日，RPA供應商需要將重點轉移到等式“供應”端——通過整體統籌的方式引導并促使客戶能夠將RPA擴展到整個企業并對其進行有效管理。實施企業RPA一般門檻很低，RPA的部署和開發在一開始都能以超出預期的速度發展。但如果企業想規模化部署RPA數字化方案，形成以業務價值為導向的機器人員工團隊，就必須在企業級進行統籌，也就是RPA運營模式。
02機器人流程自動化運營模式關鍵要素
RPA OM確保數字化方案能深入洞察企業戰略價值、挖掘業務部門流程績效和識別關鍵崗位的成功要素，并有體系地形成數字化員工的創新、交付、服務和技術等方面的企業級賦能平臺，全方位全過程賦能數字化員工團隊。以下我們通過七個層次來進行介紹：
愿景&戰略
我們在大量的實踐中發現，有些企業在初始階段忽略了發展愿景以及未來戰略，一開始就直接進入RPA試點項目；有些企業從部門的視角思考RPA的路線圖，而忽略了其他業務部門的發展訴求；有些企業對RPA愿景的理解過于宏大，仿佛RPA是“包治百病”的抓手，以為通過RPA能夠解決所有的流程問題。
RPA數字化方案成功的關鍵之一就在于需要對實施過程有足夠的統籌謀劃，考慮其實現的策略和目的；例如是否希望通過提供更快、更準確的響應來提高數據質量、節約成本或增強用戶體驗？如何將RPA戰略與業務戰略相一致實現業務目標？哪個或者哪些業務部門負責RPA的實施？哪些業務部門是RPA數字化方案的使用者？不同業務部門的業務用例是否需要保持一致？跨不同業務部門的RPA如何統籌和設計?如何衡量RPA項目對業務流程交付的質量、是否實現客戶服務的目標、是否實現成本節約和更敏捷的業務交付？
RPA的戰略和愿景與企業的戰略是緊密關聯的，舉例來說，如果企業的戰略是聚焦于客戶服務，那么RPA的戰略選擇可以是RPA如何服務企業的客戶旅程。所以RPA戰略的重點在于如何聚焦發力的業務領域，并在不同的領域里形成企業所需的自動化能力的成熟度。同時RPA戰略需要關注是“推”還是“拉”的策略，“推”意味著設定KPI和具體衡量評估機制，專注于RPA能夠產生重大業務價值的領域；“拉”意味著為了RPA價值的最大化，最大限度在組織范圍內推廣RPA。
治理&管控
通過愿景和戰略企業可以明確從RPA到底能獲得什么收益，為運營模式的其他要素提供了指導原則并為其他要素的決策優先安排機制奠定了基礎。我們發現幾乎所有企業都存在對RPA實施方案、關鍵資源和預算的爭議和沖突，這往往形成了RPA在企業可持續發展上的掣肘。業界實踐表明，解決這個痛點的關鍵在于治理，需要清晰地定位RPA在各個階段不同部門和角色的職責以及相互關系，包括明確RPA的整體Sponsor和能夠做出重大決策的集中式組織機構，可以項目指導小組、管理會議或已經存在的決策委員會的形式出現。
RPA在企業中的實踐通常是從一個小的試點或者原型項目開始，企業往往還不能非常清晰地定位或者還未能考慮在企業級層面RPA發起的Sponsor，導致負責這類RPA項目的組織或者業務部門往往在企業里層級較低，由于能力和實踐的局限性通常無法有效站在企業的視角整體理解或實施RPA，而這種狀況往往會導致RPA項目實施的困境。
例如在企業里同時存在幾個不同的RPA實施計劃和方案，這些方案里涉及不同的RPA工具和實施廠商，所有的這些方案都需要同時對企業的IT安全、業務合規及風險進行方案設計和實施，由于實施和各種復雜因素的影響，這些不同的工具和方案的同步實施經常導致各類實施和運行問題，反向造成業務部門及IT部門整體對RPA技術的整體質疑。
再有一種情形是企業RPA試點項目很多時候在業務部門的一個小組織內開始實施并使用，而這個業務部門并不是最能從RPA中獲取最大收益的業務部門，這種情形下的RPA部署往往并不能充分體現RPA的價值。以上兩種情形都對RPA在整個企業范圍內的整體推進和宣貫造成了不利的影響。
因此，在RPA開展小范圍的試點或者原型項目以后，有必要逐步形成對企業范圍內的RPA進行從業務價值、科研到立項的整體治理機制，統籌RPA在企業級的業務范圍、推進節奏、投資預算、技術架構和實施策略等。
組織&人員
與其他的數字化轉型或者企業變革管理類似，組織和人是RPA自動化方案落地實施的核心要素。RPA需要在企業內實踐，這些離不開組織和人的相關技能和對RPA的投入與認同。通常企業里開展RPA的方法是啟動一個試點項目，在項目中配置所有的必須資源，包括人在內；但從長遠來看，企業需要相關的組織來承擔相應的職責，同時可以成立相關的專業卓越中心來解決企業級的相關智能自動化問題。
我們從實踐中總結出智能自動化在組織和人員的統籌上的幾個關鍵要素，首先是清晰的定義智能自動化組織的定位和職能，厘清與業務部門及IT組織或者數字化組織之間的關系；其次是設計靈活的組織彈性和人員的容量管理應對企業內外部的變化；再次是構建企業的上下游生態以應對企業的快速發展，并著力打造企業的學習型賦能平臺，以此賦能內部員工和外部生態能力的快速發展。
當RPA在企業的不同業務部門進行實施的時候，需要確保業務部門有足夠的獨立能力來對RPA的候選業務流程進行識別、分析和需求描述，而不是企業的信息化部門或者RPA CoE組織提供。許多企業將RPA分析能力與流程開發和流程治理相結合。多數情況下，RPA與其他自動化工具或流程再造方法結合使用，以便從自動化中獲得最佳結果。最后要強調的是RPA的實施是一個企業數字化升級轉變的歷程，需要持續地與企業各個層面實施RPA的業務部門進行宣貫和引導，讓業務部門持續意識到RPA的收益。
RPA實施團隊一直是企業面臨的難題。我們從實踐中觀察到好的RPA實施團隊從一開始就要為未來的成功進行謀劃。對于RPA林林總總的各類工具，企業甚至供應商開發人員通常都是沒有開發經驗的，難以應對不可避免出現的RPA各類實施和技術問題。因此，在項目實施過程中，找到一位高質量的首席開發人員是至關重要的，挑戰就在于當前的市場上很難找到這些人。也因此，實施團隊在一開始就需要具備知識管理的意識，開發人員需要在產品的開發和過程分析方面接受最高標準的培訓。通過這種方式，才能夠承擔項目實施過程中的多元混合角色，同時獲得經驗豐富的顧問現場支持。也就是將實施團隊打造成大平臺賦能的學習型組織，形成一人多專，一人能高效處理多個人任務的格局。
項目&組合
項目組合管理解決了識別、分類、優先排序和選擇正確的手動流程進行自動化改造的機制。這是成功實施RPA的最關鍵因素之一，因為不適當的業務流程很容易對RPA的后續項目實施產生不良影響。
實踐中經常可以看到RPA在企業中的落地誤區，例如企業常常會將不適合該RPA技術的業務流程自動化。這背后的原因有很多：例如有些是業務流程標準化得很差，導致很多業務流程自動化實現困難，所選流程可能包括的非結構化輸入或元素，如打印紙或電話等，這些不利因素往往導致很多業務流程自動化的依賴因素太多，而在試點項目中被迫放棄。
為此企業必須實施嚴格的項目組合管理，以在組織層面最大化該業務流程的自動化價值，并在組合管理過程中確保有足夠的靈活交付能力來佐證自動化流程的可行性。
RPA項目組合管理面臨的典型挑戰是缺乏系統和有體系的管理方法和工具。例如我們看到有些客戶將RPA的重點放在未實現信息化的手工流程上，這些流程通常缺少一定的業務容量、一般有復雜的業務規則、或者具有非結構化數據、沒有數字化或信息化支撐，通常來說這種流程成功實施RPA的可能性會顯著下降。
為有效助力企業的項目組合管理，我們構建了一個標準化和高效的RPA潛在業務流程評估體系和工具，通過這個體系可以幫助企業系統化了解自動化的潛力，以此建立一個完整的RPA業務流程自動化藍圖，并將其與企業的長期戰略目標進行關聯。
設計&交付
RPA業務價值的實現，需要RPA項目交付過程中關鍵環節的自動化全線打通。這需要RPA項目交付平臺和體系做到敏捷、精簡和高效。實施一個試點的RPA自動化項目很容易，形成一個高彈性、高可靠、高度可維護的機器人實施隊伍卻是一個非常大的挑戰。
我們從實踐中發現，應對這個挑戰需要專業領域的RPA自動化專家，具有多年經驗的專家級開發人員相比初學者效率高達十倍以上，首席開發人員的作用尤其重要。因此必須有一個明確指定的專家人員來定義最佳實踐，支持跨業務部門的開發團隊，并確保將持續質量保證作為交付過程的一部分。與任何其他工具一樣，使用正確的開發團隊進行開發至關重要，這將最大限度地提高了開發程序的可用性，并最大限度地減少了將來的維護工作。
RPA實施交付需要快速部署運行，理想情況下，從想法驗證到生產機器人的時間保持在一個月以內，這需要整個實施交付過程中對參與者準確的角色定位、良好的溝通和協同、明確定義的需求范圍和前后一致的交付方法，并采用領先的開發、上線和維護的自動化技術輔助完成其高質量的RPA交付。
運行&維護
企業中RPA一般都是從單個項目開始實施，由于RPA快速交付的項目特點，需盡快關注實施后的運行維護工作，常見的維護場景例如原有的系統定期或者突發性的升級，再有系統維護導致RPA的被迫維護，業務流程的改變，RPA軟件本身的特性或者升級，或者服務器及終端的操作系統由于安全或者合規性要求進行的改變。這些變化可能會造成一個或多個自動化機器人無法執行任務。當這種情況發生時，擁有相關的技術專業知識和明確定義的突發或者各類事件流程顯得至關重要，以確保順利解決問題并恢復正常業務。成功的維護和支持確保了機器人正常運行時間最大化，運行成本控制在合理水平。
智能自動化技術
最后，技術是RPA OM的基礎，沒有技術，RPA OM的其他要素都是空談，通常會涵蓋RPA的開發、測試和上線的平臺部分，上線運行時的生產平臺部分和運行維護的平臺部分，一個好的RPA技術平臺首先應該具備虛擬化、高度可擴展、彈性、敏捷交付、透明的成本結構等特征，更重要的是隨著企業監管合規的要求越來越嚴格，RPA技術的安全性及對個人隱私的保護將成為未來RPA技術的核心競爭力之一。
對于企業來說，如何針對企業的數字化信息化現狀和當前業務訴求，同時具備一定的前瞻性兼顧未來技術和業務發展訴求，選好一款適合自己的RPA技術平臺將成為接下來面臨的挑戰。因此企業需要從技術視角統籌考慮和規劃RPA產品流程的產品特性、自動化的產品特性、運行維護的產品特性、安全的產品特性及整體的系統架構。
結束語
機器人流程自動化（RPA）尚處于企業大規模推廣應用的早期階段，如果不能有效解決規模化運營的問題，RPA的發展將受到極大限制，這將妨礙其大規模應用。盡管目前業界還沒有成熟的運營模式（RPA OM）可以直接參考，到目前為止，RPA OM的引入還主要集中在少數頭部企業，但是我們相信隨著不斷的發展和創新, RPA OM的實踐將逐步成熟，終會探索出一條適合中國國情的行業運營模式標準。
