課件介紹
一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建（★★★）
（一） 數(shù)據(jù)清單的概念
Excel中,數(shù)據(jù)庫(kù)是通過數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表,例如工資表、應(yīng)付賬款等。
數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段,數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱,數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Excel自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有:
1. 列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行,作為字段名,用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
2. 同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
3. 避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時(shí)，應(yīng)在他們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
二、記錄單的使用（★★★）
（一） 記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單,是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。
【提示】注意把握記錄單與數(shù)據(jù)清單的關(guān)系。
（二） 通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
界面直觀,操作簡(jiǎn)單,減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換,避免輸入錯(cuò)誤,特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.記錄單對(duì)話框的打開
Excel2003, “數(shù)據(jù)”菜單→“記錄單”
Excel2013,“快速訪問工具欄”→“記錄單”
【提示】打開記錄單對(duì)話框以后，只能通過“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù),無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話框中輸入新記錄
4.利用“記錄單”對(duì)話框查找特定單元格
5.利用“記錄單”對(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄
