招采是一種提高企業盈利能力的戰略職能,有助于簡化整體流程、降低原材料價格和成本以及確定更好的供應來源。從本質上講,招標采購有助于降低“凈損失”。提升企業招采流程,對完成企業招采工作和滿足企業發展需要具有重要意義。如何有效優化招采流程,是企業招標采購工作中的重點。
在一項關于企業應該如何改進招采的研究報告中,我們總結出企業在優化招采流程中應該注意以下四個方面:
1、將招采技能和招采人才與不斷變化的業務需求相結合
該研究報告顯示,77%的受訪企業認為,招采技能和招采人才與不斷變化的業務需求相結合高度重要。招標采購人員各方面的能力素質,如編制采購方案,確定采購需求,選擇采購方式、評審方式和評審因素、選擇供應商,合同商簽及履行等,很大程度上決定著招標采購的成敗,招標采購人才培養至關重要。
領先的企業正不斷地在挖掘招采人才和培訓相關技能。同時,企業需要評估清楚是否需要對內增加非傳統、與洞察力相關的角色和技能,如數據科學家。
2、衡量和管理招采表現和商業價值
隨著企業的發展成熟,企業開始把目光投向傳統的戰術供應保證和價格領域之外。根據相關研究報告顯示,76%的受訪企業認為衡量和管理招采表現和商業價值至關重要,但只有56%的受訪企業認為他們有能力應對挑戰。
與此同時,招采將更多時間花在戰略業務支持上,這是個需要與內部利害關系人和供應商進行更多配合與協作的領域,而這些配合與協作基于談判成本之外的標準。服務交付越來越需要高級的商業技能,如談判、關系管理、解決問題和戰略思考。在這些領域中,招采不僅充當買方/談判者,還變成了顧問和變革推動者。
為了將數字化轉型融入招采的價值提升中,招采職能必須不斷尋找降價以外的商業價值貢獻機會,包括保護收入和品牌誠信以及供應風險管理等。
3、通過供應商關系管理從現有供應商處獲取更多價值
與企業建立戰略伙伴關系需要在供應商關系管理方面承擔更多的責任。有74%的受訪企業承認,通過供應商關系管理從現有供應商處獲得更多價值非常重要,但51%的受訪企業認為自己只有很低的能力或中等能力來實現這一目標。
如今,很多企業通過供應商創新計劃或試行合作客戶/供應商活動。日益激烈的競爭使得現今的供應商更愿意在技術上投資,并與建立積極合作關系的客戶分享想法。支持供應商創新可以促進采購者和供應商之間的配合,加強合作關系,增加雙方進一步投資這段關系的動力。35%的受訪企業正在評估供應商網絡的使用,過去使用供應商網絡充當加強溝通、協作、供應商檔案維護、交易處理和供應商目錄管理的手段。
4、通過類別管理從現有類別中獲取更多價值
改進類別管理有助于采購人員在商品和服務價值鏈中管理整個生命周期。83%的受訪企業認為,通過類別管理從現有類別中獲得更多價值非常重要,但目前只有56%的受訪企業有能力實現這個目標。
此外,25%的受訪企業認為,深化招采對復雜間接支出類別的影響,及對推動尋源采購之外的價值來說至關重要。44%的受訪企業正在評估或嘗試將分析學遷移到類別管理中。這樣做將有助于招采機構集中合同評估和供應商生命周期,全面管理具有類似供應特征和使用特征的特定材料或服務組。
雖然主要支出類別得到正確的招采,供應商基礎也經過合理化,但招采部門還是要找到進一步的方法來幫助企業挖掘供應商,獲取更多的價值。使用類別戰略執行框架能夠幫助企業應用適當的價值驅動因素、技術和工具,進而實現其他領域的價值目標,其中包括戰略性尋源采購、供應商關系管理、價值工程、流程再造、需求管理以及合規管理。
總而言之,招采流程優化是企業提升整個采購效率及運營效益的重要手段,在招采流程優化過程中引入先進招采技術和工具,可以為招采團隊的談判和決策提供有效依據,實現招采流程規范化及自動化。
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