招采管理是其中一項確保從不同企業采購的商品和服務能夠順利運作的管理技能,幫助企業在購買商品或服務時節省大量資金。在進行中小企業管理過程中,招采不僅僅局限于對于商品或服務的招標購買,同時還有商品的驗收、保管、處理等一系列活動。招采管理并不是單一的企業活動,而是影響著整個企業生產的質量。
那么主要的招采工作領域有什么?
當你想采購商品或服務時,你需要考慮此次采購是否劃算,是否絕對有必要,是否并非所有商品和服務都需要從外部采購。你必須列出一份潛在供應商的清單,這些供應商將為你所在機構提供最佳交易。
下一步,你可以開展招標活動。最后,你必須選擇你想要合作的供應商,充分考慮成本以及不同的標準。在評估和選擇最佳供應商之后,你需要進入合同討論階段。一定要提及所有的融資條款、付款方式等等,避免以后產生混淆。
招采管理還涉及供應鏈管理。有效的招采策略和管理良好的供應鏈使企業專注于開發和提供超出客戶期待的產品與服務。
招采管理有很多好處,比如它能節省時間,幫助企業更快更順暢地完成招采流程;節省大量資金,確保每次采購的質量;增加招標采購的透明度;加強與供應商的業務關系等等。
招采管理對中小企業的發展有著非常重要的作用,主要表現在以下幾方面:
1、有效節約企業成本
科學合理的采購管理能夠降低采購過程中的不必要消耗,降低企業的原料成本。
當企業的成本降低后,投入到產品創新和研發方面的資金就會變多,進而提升了企業的綜合競爭力。同時,成本的降低也會有更多的資金投入到企業的整體管理方面,提高企業的綜合管理能力,改變企業內部環境,為企業的發展奠定良好基礎。
2、提高企業產品質量
產品原材料的質量直接對企業的產品質量產生影響,而產品的質量直接影響著企業的生存,影響企業的品牌形象。對企業來說,這是一種無形的企業文化競爭力。很多大品牌都非常注重品牌質量問題,因此,加強產品采購管理能夠把好質量的第一關。從根源上提高產品原材料的質量,從而讓產品的質量更高,提高企業的市場競爭力。
3、為企業的產品規劃提供參考
市場瞬息萬變,消費者的消費需求也變化得非常快,中小企業只有不斷調整自身的發展規劃才能夠適應消費者的需求。企業通過對采購信息進行綜合管理,能夠第一時間接觸到市場信息,通過原材料市場信息的變化能夠掌握到市場的最新信息,為企業的產品規劃提供參考。
為了有效開展招采流程,企業應該不斷對供應商進行核查和跟蹤,確保一切按部就班,確保商品或服務按照合同規定的時間準時交付。最好是與供應商保持良好的溝通,如果出現任何問題,采用之前在合同中確定的溝通方式讓供應商知道。所以,企業要做好“變更”的準備,確保流程效率。
企業還應該擁有一個由高技能和訓練有素的個人組成的團隊,團隊成員專攻不同領域,有些能直接與供應商打交道。每個團隊都擁有應對采購相關領域所需的技能。
為取得更好的結果,企業需要對現代化信息技術進行應用,如使用8Manage SPM招采管理系統,能夠為中小企業招標采購工作的展開提供良好的信息管理平臺。
8Manage SPM將電子尋源、電子招投標、電子采購、供應商管理、商務組合與項目管理等全部囊括到其中,保證信息交流、實物交流與財務交流的一體化,加強部門之間的協調和配合,讓招采過程更加自動化和透明化。
1、電子招標公開透明
8Manage SPM招采管理系統實時自動記錄所有招采過程的執行及結果。企業可使用8Manage SPM電子公告功能在其公開招標網頁上向供應商發布公開招標信息。系統會根據企業預設的招標規則,自動進行評分和預選準入供應商。
2、供應商招募和優化
8Manage SPM支持公開招募供應商,企業按需設置預選問卷和發布招募公告,從而判定其是否通過資格預審。
系統管理供應商的優勢在于,每次交易都能實時自動采集供應商的客觀績效數據。8Manage SPM可以結合直接接收供應商產品與服務的用戶對他們的主觀績效評估,這對全面科學地評估供應商、動態優化供應商非常有價值。
3、全面監控采購執行
8Manage SPM招采管理系統幫助高層領導對采購生命周期的全過程進行管理監控,讓公司招標采購管理實現更高質量、更有效率的發展。各個采購合同是由哪個人負責的,所花費的成本、合同日期及狀態等信息,都可以在同一個頁面上一目了然地跟蹤查看到,以便進行全局管控,做出正確的采購策略。
4、嚴格控制開支成本
8Manage SPM招采管理系統管理整個企業的開支,系統實時自動匯總開支數據,分類整個組織架構的開支費用,更好地降低企業成本,提高運營績效,并確保所有開支嚴格合規,有效預防欺詐行為。
系統支持不同的付款方式,并且多維度跟蹤付款進度和狀態(如按照采購訂單的時間,負責部門,供應商等)。招采管理工作是中小企業提高自身市場競爭力以及經濟效益的重要手段,企業應當要認清企業發展的現狀,意識到招采管理的重要性,并采取相應的措施改變不良現狀,提高采購管理的效率。
使用8Manage SPM招采管理系統,可以準確揭示供應鏈的真實運營狀況,減少供應鏈的低效率行為,從而為中小企業的發展奠定良好的“成本基礎”。
