工信部在最新的《“十四五”智能制造發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，到2025年，我國70%規(guī)模以上的制造業(yè)企業(yè)基本實現(xiàn)數(shù)字化，作為我國高質(zhì)量發(fā)展階段技術創(chuàng)新的主戰(zhàn)場，智能制造企業(yè)機遇和挑戰(zhàn)并重。發(fā)展智能制造需要探索、開拓更多的商用場景，誰先占據(jù)市場誰將更有先發(fā)優(yōu)勢。這一點，青島眾瑞智能儀器股份有限公司（下稱“眾瑞智能”）深有體會。
企業(yè)介紹
青島眾瑞智能儀器股份有限公司是一家專注于環(huán)境監(jiān)測、生物安全、計量校準等領域儀器研發(fā)與創(chuàng)新應用的國家高新技術企業(yè)，是國家級專精特新小巨人企業(yè)。眾瑞智能創(chuàng)建了六大自主檢測技術平臺，并經(jīng)過十余年積淀，申獲國家專利200余項，參與國家重大專項課題研究及國家標準、行業(yè)標準的制定。
制造業(yè)費用支出呈現(xiàn)“三多一低”的管理難題。因此，如何把有限資金投入到更重要的環(huán)節(jié)，充分調(diào)動組織效率，對于快速發(fā)展中的制造業(yè)企業(yè)非常關鍵。
“五步并兩步”
銷售出差“不墊資”、基本“免報銷”
高成長中的眾瑞智能，在組織規(guī)模逐步擴大的過程中，也不可避免地在組織運營效率方面遭遇難題，以銷售團隊為例。眾瑞智能有5個銷售大區(qū)，30多個客服站，幾十個銷售經(jīng)理和客服人員，平均一個月至少20天都要出差跑客戶。本就繁忙的行程，總會伴隨些“可以不做，但不得不做”的麻煩事。
“之前我們銷售團隊出趟差一般需要完成5個動作才算圓滿，包括差旅申請，預支款申請，完成行程，整理票據(jù)和申請報銷。為了不影響行程安排，銷售至少提前一周進行出差和預支款申請，才能順利按計劃預訂機票、酒店。” 眾瑞智能環(huán)境監(jiān)測事業(yè)部總經(jīng)理高維超如是說，“很多銷售出一趟差要先后去不同的城市，忙亂中丟票的情況太正常不過，有時候為了合規(guī)，只能當自掏腰包了。”高維超補充道。制造業(yè)企業(yè)是典型的復雜體，從研發(fā)、采購、生產(chǎn)、銷售到售后等盤根錯節(jié)，內(nèi)部運營機制在日益標準化的同時，也容易變“重”。“近年來制造業(yè)強調(diào)精益化管理，其本質(zhì)在于杜絕浪費。這不僅指生產(chǎn)所需資源，杜絕人員效率的浪費同樣重要。”眾瑞智能副總經(jīng)理兼財務總監(jiān)于順浩表示，“面對銷售、研發(fā)等核心人員的費用管理分散化，難掌控的典型難題，制造業(yè)企業(yè)也需要用些非典型手段來破解”。分貝通便是眾瑞智能選擇的“非典型手段”。不同于傳統(tǒng)的事中、事后管控方式，眾瑞智能通過分貝通實現(xiàn)了員工費用支出的事前管控。比如銷售人員出差前先提交申請，通過后便可直接在分貝通App內(nèi)完成機票、酒店、火車、用車等的計劃內(nèi)行程預訂，直接由企業(yè)買單。這樣一來，銷售人員直接告別墊資，基本也不用報銷了，相當于之前的“出差五部曲”直接變?yōu)?ldquo;申請、預訂兩步走”，效率自然就高了。
不用墊資的情況，也同樣適用于一些計劃外的支出。“一些日常臨時性的商務宴請總要我們自己墊錢，現(xiàn)在只要一張分貝通的虛擬卡就夠了。”高維超表示。虛擬卡類似企業(yè)版“信用卡”，眾瑞智能的員工只需要提前在線申請開卡和一定額度，就能綁定在自己的微信或支付寶進行消費。相對于之前較“重”的流程，如今，眾瑞智能的每個銷售只需一部手機就能搞定所有差旅申請、預訂，以更“輕”的方式解決了差旅流程的麻煩，將更多精力投入到業(yè)務中。
費用票據(jù)減少80%
面對“三多一低” 財務也能更高效
員工免墊資、免報銷，提升的不僅僅是員工的效率，還有財務團隊。“制造業(yè)的費用管理通常用三多一低來概括，即業(yè)務類型、流程多，發(fā)票種類多，財務效率低。”于順浩表示。從研發(fā)、采購、生產(chǎn)到銷售、售后，各個環(huán)節(jié)流程繁多，財務核算復雜，再加上面對幾百人每月產(chǎn)生的上千張報銷單據(jù)，如何更高效地進行合規(guī)管理，是眾瑞智能財務團隊亟待應對的挑戰(zhàn)。首先，合規(guī)問題的難點在于全國不同大區(qū)、不同客服站的報銷分散化、審核量大，同時規(guī)則外消費的情況屢見不鮮，“事后發(fā)作”式的費控，效果不佳。“眾瑞智能有明確的員工差旅規(guī)則，比如機票預訂折扣范圍、火車座位等級選擇等，但細則多、易忘記導致的超規(guī)問題總會讓財務陷入尷尬。”眾瑞智能財務副總監(jiān)王京美表示。使用分貝通后，財務團隊在處理合規(guī)問題上顯得更得心應手。分貝通支持自定義的審批流和規(guī)則配置，如今員工不僅大部分因公消費都可在分貝通App完成，更能潛移默化的“按規(guī)則辦事”。“財務團隊和業(yè)務人員的對接工作順暢了很多。”王京美補充道。
（僅為酒店規(guī)則配置示意圖）
員工省事，財務更省時。“我們?nèi)驹谑褂梅重愅ù蠹s一年后，差旅報銷類發(fā)票量大約有80%以上的降低。”這是讓王京美記憶深刻的一個數(shù)據(jù)。不僅如此，分貝通以“開具一張大發(fā)票”的方式，幫助眾瑞智能基本“干掉”了大量票據(jù)審核這一重復性工作。即使仍需面對一些報銷處理情況，員工在分貝通App端便能通過OCR技術自動、多維度校驗發(fā)票合規(guī)性，這也為財務的報銷核算提供初步把關。分貝通為眾瑞智能財務團隊帶來的提效驚喜，遠不止“干掉報銷”。“我們在分貝通上的消費記錄和我們在銀行電子賬戶中的流水，是一一對應的。現(xiàn)在每月月末，我們只需要在拿到分貝通提供的月結(jié)賬單后，核對下總金額即可。”此外，分貝通還與眾瑞智能的ERP系統(tǒng)打通，流暢地進行各消費場景的賬務處理；對公付款更支持系統(tǒng)將付款完成消息通知到業(yè)務人員，成功為財務避免了“催款追殺”。“一段時間后，我們發(fā)現(xiàn)在分貝通一個平臺，便可沉淀員工在機票、酒店、火車、虛擬卡等場景的消費數(shù)據(jù)，還能進行針對不同對象、多維度的分析。這幫助財務團隊實現(xiàn)了更全面、直觀、及時了解費用支出情況的核心訴求。”王京美解釋道。
