在后疫情時代,帶來了數(shù)字經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展,也讓企業(yè)發(fā)展面對著更為復(fù)雜的不利因素。各大企業(yè)為了應(yīng)對外部環(huán)境的變化,并在激烈的市場競爭搶占先機,開始擁抱數(shù)字化變革,從組織、管理、財務(wù)、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)等方面梳理,推動傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的創(chuàng)新升級,加速完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化轉(zhuǎn)型也成為2022年公司成長的關(guān)鍵驅(qū)動因素。
財務(wù)部門若想要在公司的業(yè)務(wù)升級中提供強勁的助推力,必須先自身完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。因此,中國數(shù)碼決定與百望云合作共同建設(shè)財務(wù)共享服務(wù),主動出擊推動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,繼而為業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)與策略的支撐,重新激活財務(wù)價值。
中國數(shù)碼信息有限公司(文中簡稱“中國數(shù)碼”)成立于1999年,是國內(nèi)推進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行者之一,致力于OMO(ONLINE MERGE OFFLINE 線上線下融合)數(shù)字商務(wù)為核心,打造中國企業(yè)數(shù)字化服務(wù)生態(tài)圈,驅(qū)動中國的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級,讓每個企業(yè)更簡單、快捷的完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。旗下主要企業(yè)包括中企動力、新網(wǎng)等,現(xiàn)已經(jīng)在80多個城市開設(shè)了120家直屬、分支機構(gòu),累計服務(wù)超過1500萬企業(yè)及個人用戶。
01 財務(wù)面臨困境,數(shù)字化轉(zhuǎn)型急不可待
中企動力是中國數(shù)碼旗下的全資子公司,在全國設(shè)有80+家的子公司,財務(wù)人員分散全國,信息反饋不及時,溝通具有滯后性,導(dǎo)致公司總部對分公司的財務(wù)管理狀況了解不全,容易引發(fā)公司的涉稅風(fēng)險。
另外,財務(wù)團隊的成員每天要花費大量的時間在基礎(chǔ)的工作上,如對外報賬、員工報銷等,依靠手工記賬效率較低,也缺少對業(yè)務(wù)的深入理解。
所以,公司總部急需與分公司建立有效財務(wù)連接,提高工作效率并降低成本,讓財務(wù)人員有時間、有機會深入到業(yè)務(wù)中,為公司提供戰(zhàn)略支持,最大化呈現(xiàn)財務(wù)價值。
02 構(gòu)建財務(wù)共享建設(shè)是財務(wù)轉(zhuǎn)型第一步
基于以上考慮,公司總部的財務(wù)部門決定開始著手構(gòu)建財務(wù)共享,而發(fā)票集中管理是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,中國數(shù)碼攜手百望云,以紙電發(fā)票統(tǒng)一管理為基礎(chǔ)升級數(shù)字化財務(wù)管理模式,推動業(yè)財稅融合。
而發(fā)票管理的問題卻由來已久:一是公司分支機構(gòu)多,但沒有專職的財務(wù),每個機構(gòu)都有自己的一套管理方法,制度不統(tǒng)一;二是發(fā)票管理失控,發(fā)票開具存在不規(guī)范、丟失、錯開等問題;三是發(fā)票管理不透明,總部財務(wù)部并不清楚分支機構(gòu)的發(fā)票情況,難以形成有效管理手段。
針對中國數(shù)碼存在的痛點,百望云為其提供了發(fā)票數(shù)字化產(chǎn)品解決方案,達(dá)成“合規(guī)、準(zhǔn)確、透明”的管理目標(biāo):
1、準(zhǔn)確:打通業(yè)務(wù)系統(tǒng),自動化開票更準(zhǔn)確
百望云發(fā)票平臺與中國數(shù)碼的業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通,實現(xiàn)了業(yè)財稅數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化管理,自動將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為財務(wù)的開票數(shù)據(jù),保證開票信息的準(zhǔn)確性。同時,系統(tǒng)可實現(xiàn)三單匹配,根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則,將開票信息自動推送給分公司,分公司只需選擇客戶和金額簡單的信息,即可自動開票,避免分公司錯開、虛開發(fā)票,發(fā)票開具更準(zhǔn)確便捷,幫助財務(wù)人員從繁瑣的工作解脫出來。
2、合規(guī):銷項發(fā)票集中閉環(huán)管理,降低稅務(wù)風(fēng)險
通過百望云,總部財務(wù)對分公司進行預(yù)開票管理,提前給每個分公司分配預(yù)開票額度,若下月未做核銷即取消額度,從而加強了對分公司發(fā)票的管控,提高了對規(guī)范開票的重視,提升公司總部對銷項發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)的掌控能力,實時掌握銷項發(fā)票開具情況,降低由不合規(guī)發(fā)票問題引起的稅務(wù)風(fēng)險。
3、透明:自動生成分析報表,加強數(shù)字化發(fā)票管控
百望云支持發(fā)票數(shù)據(jù)的自動匯總分析,提供集團視角的開票、用票相關(guān)統(tǒng)計和分析類報表,線上實時查看整個集團的發(fā)票開具情況,洞察企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)變化、監(jiān)測總公司及分公司的營運情況,大幅提高了財務(wù)做表效率,加強了發(fā)票的數(shù)字化管控。
總體上,百望云幫助中國數(shù)碼統(tǒng)一了業(yè)財數(shù)據(jù),形成標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程,發(fā)票管理更加合規(guī)、透明、準(zhǔn)確。這不僅提高了財務(wù)人員的工作效率,降低財務(wù)成本,有效加強了稅務(wù)風(fēng)險的管理,并從核算型團隊成功轉(zhuǎn)型為戰(zhàn)略性財務(wù)團隊。更重要的是,升級財務(wù)管理模式,推動了部門與人員共同的財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,能為公司的管理者提供決策信息和戰(zhàn)略支撐。
若想避免業(yè)務(wù)與財務(wù)的脫節(jié)、總部與分支機構(gòu)相互沖突的現(xiàn)象,財務(wù)共享模式成為企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略選擇之一,它能將分散化的財務(wù)工作集中到一體化的平臺集中處理,加強總部與分支機構(gòu)的協(xié)同,而發(fā)票的統(tǒng)一管理是基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)。
百望云作為金四電子發(fā)票平臺的建設(shè)者,已與中國石油、中國鐵建、中國人壽、民生銀行等行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)達(dá)成合作,以發(fā)票數(shù)字化為切入點,全力打造企業(yè)發(fā)票數(shù)字化管理系統(tǒng),提升企業(yè)發(fā)票管理水平及財務(wù)共享效率,降低涉稅風(fēng)險,重塑財務(wù)價值,助推企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
