不久前，甲子智庫發布《2022數字化辦公創新與實踐產業研究報告》（以下簡稱“報告”），著重介紹了中大型組織數字化轉型過程中面臨的新需求和新挑戰。
企業對辦公效率和能力都有了更高的要求，從知識管理、項目管理到文檔管理均面臨挑戰，中大型組織利用金山數字辦公管理工具，可推動各項業務效能和業務創新能力提升。
金山辦公相關負責人表示，大型商業組織已經從內部文件流轉、審批辦公系統以及日常領域，如：銷售、生產、營銷等業務部門開始著手，做出了數字化轉型的嘗試，這都與數字化辦公工具的應用息息相關。
數字化辦公的幾大應用場景
政府機構對數字化辦公系統的部署模式和安全管理提出更高要求
加快數字化進程已成為大型組織實現跨越式發展的必然選擇，調研問卷數據顯示，依靠信息化系統完成的業務量占企業全部業務量的比例達到66.5%，政府機構和大型民營組織均已經將數字化轉型作為公司重大戰略，且在實踐自上而下的數字化改革，相比較而言，國央企實踐數字化轉型的進程稍慢。
政府機構引進辦公管理工具時，特別注重內部信息和數據的安全、自主、可控。政府機構在數字化轉型的嘗試中，內部文件流轉、審批辦公系統、文檔及知識管理與辦公協同工具、黨務管理、政務管理等基礎業務是核心轉型方向；政府機構引進辦公管理工具時，特別注重內部信息和數據的安全、自主、可控，需求前三是：行為和數據安全可控、本地化部署、以及數字化辦公管理平臺能否適配多個API接口。
大型商業組織數字化轉型首要目的——降本提效
大型商業化組織分為國央企、大型民營上市公司（非互聯網）、大型互聯網公司，三類企業對于引進數字化辦公工具時的需求和挑戰各不相同。
國央企在引進數字化辦公管理工具時，最需要滿足的是信息和數據的安全可控，但國央企組織更加注重客戶管理，需要滿足對內外部的渠道伙伴、生態內的合作伙伴進行統一的管理和沉淀。
大型民營企業需求則相對平均，重點在于降本增效，并實現企業徹底的數字化轉型。
大型民營上市公司（非互聯網公司）需要適配多個API接口，打破數據孤島，使結構化數據全部線上化流轉，分子公司全部集中管控，整個辦公形態數字化。
大型互聯網公司對數字化辦公管理工具的引進最大需求是對非結構化數據進行靈活管控，實現從協作到分享到審批到流轉到存儲的全流程內容在內部平臺上進行。
中大型組織數字化辦公創新過程中的挑戰
調研問卷數據顯示，政府機構數字化辦公面臨的挑戰有兩方面：在業務層面體現于內外部信息和數據的整合和適配，在戰略層面體現在數字化協同辦公的目標設定方面。
國央企遇到的最大的挑戰是管理層的思維意識需要一致轉變；其次，在面向內部治理方面，數據沉淀和數據安全體系建設成為首要的業務挑戰；數據流通之后，如何賦能業務創新成為第二大業務挑戰。
大型民營組織除面臨管理層達成數字化轉型的共識問題外，大型民營上市公司（非互聯網）最大困難是內外部數據的打通和數據適配性問題，大型互聯網公司則更加關注新舊系統的順滑銜接。
管理層要達成數字化轉型的共識
對管理層來說，最重要的是達成數字化轉型的共識，從高層的決策到方案的形成到實際服務上線再到真正的把數字化辦公管理工具用起來，讓所有人認可需要一個過程。
此外，還存在顯性管理問題引發的系列問題，包括人與人之間的協作不及時、人與事之間的脫鉤、運作的事情和業務目標沒有達成方向的一致性等。
隱性流程制度問題也容易引發一些問題：系統的落后導致一端與多端無法打通，形成數據孤島；缺乏內部數據安全管理機制；暫未實現協同辦公等。
金山辦公專家表示，數字化轉型過程中，最重要的原則就是以客戶為主導，最大化的滿足和落地。流程上，首先要評估對這個產品的訴求的優先級，根據對產品的現階段能提供的能力以及產品的規劃去匹配項目方案和整體的實施進度，優先級高的產品優先去完善。此后，通過對一些中大型的項目的服務和磨合，打造出一些行業的解決方案和一些行業的特色服務，持續提高解決方案的覆蓋范圍和服務效能。
