不久前，甲子智庫(kù)發(fā)布《2022數(shù)字化辦公創(chuàng)新與實(shí)踐產(chǎn)業(yè)研究報(bào)告》（以下簡(jiǎn)稱“報(bào)告”），著重介紹了中大型組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中面臨的新需求和新挑戰(zhàn)。
企業(yè)對(duì)辦公效率和能力都有了更高的要求，從知識(shí)管理、項(xiàng)目管理到文檔管理均面臨挑戰(zhàn)，中大型組織利用金山數(shù)字辦公管理工具，可推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)效能和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力提升。
金山辦公相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，大型商業(yè)組織已經(jīng)從內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、審批辦公系統(tǒng)以及日常領(lǐng)域，如：銷(xiāo)售、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)始著手，做出了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的嘗試，這都與數(shù)字化辦公工具的應(yīng)用息息相關(guān)。
數(shù)字化辦公的幾大應(yīng)用場(chǎng)景
政府機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)字化辦公系統(tǒng)的部署模式和安全管理提出更高要求
加快數(shù)字化進(jìn)程已成為大型組織實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的必然選擇，調(diào)研問(wèn)卷數(shù)據(jù)顯示，依靠信息化系統(tǒng)完成的業(yè)務(wù)量占企業(yè)全部業(yè)務(wù)量的比例達(dá)到66.5%，政府機(jī)構(gòu)和大型民營(yíng)組織均已經(jīng)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為公司重大戰(zhàn)略，且在實(shí)踐自上而下的數(shù)字化改革，相比較而言，國(guó)央企實(shí)踐數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程稍慢。
政府機(jī)構(gòu)引進(jìn)辦公管理工具時(shí)，特別注重內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)的安全、自主、可控。政府機(jī)構(gòu)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的嘗試中，內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、審批辦公系統(tǒng)、文檔及知識(shí)管理與辦公協(xié)同工具、黨務(wù)管理、政務(wù)管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是核心轉(zhuǎn)型方向；政府機(jī)構(gòu)引進(jìn)辦公管理工具時(shí)，特別注重內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)的安全、自主、可控，需求前三是：行為和數(shù)據(jù)安全可控、本地化部署、以及數(shù)字化辦公管理平臺(tái)能否適配多個(gè)API接口。
大型商業(yè)組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型首要目的——降本提效
大型商業(yè)化組織分為國(guó)央企、大型民營(yíng)上市公司（非互聯(lián)網(wǎng)）、大型互聯(lián)網(wǎng)公司，三類(lèi)企業(yè)對(duì)于引進(jìn)數(shù)字化辦公工具時(shí)的需求和挑戰(zhàn)各不相同。
國(guó)央企在引進(jìn)數(shù)字化辦公管理工具時(shí)，最需要滿足的是信息和數(shù)據(jù)的安全可控，但國(guó)央企組織更加注重客戶管理，需要滿足對(duì)內(nèi)外部的渠道伙伴、生態(tài)內(nèi)的合作伙伴進(jìn)行統(tǒng)一的管理和沉淀。
大型民營(yíng)企業(yè)需求則相對(duì)平均，重點(diǎn)在于降本增效，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)徹底的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
大型民營(yíng)上市公司（非互聯(lián)網(wǎng)公司）需要適配多個(gè)API接口，打破數(shù)據(jù)孤島，使結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全部線上化流轉(zhuǎn)，分子公司全部集中管控，整個(gè)辦公形態(tài)數(shù)字化。
大型互聯(lián)網(wǎng)公司對(duì)數(shù)字化辦公管理工具的引進(jìn)最大需求是對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活管控，實(shí)現(xiàn)從協(xié)作到分享到審批到流轉(zhuǎn)到存儲(chǔ)的全流程內(nèi)容在內(nèi)部平臺(tái)上進(jìn)行。
中大型組織數(shù)字化辦公創(chuàng)新過(guò)程中的挑戰(zhàn)
調(diào)研問(wèn)卷數(shù)據(jù)顯示，政府機(jī)構(gòu)數(shù)字化辦公面臨的挑戰(zhàn)有兩方面：在業(yè)務(wù)層面體現(xiàn)于內(nèi)外部信息和數(shù)據(jù)的整合和適配，在戰(zhàn)略層面體現(xiàn)在數(shù)字化協(xié)同辦公的目標(biāo)設(shè)定方面。
國(guó)央企遇到的最大的挑戰(zhàn)是管理層的思維意識(shí)需要一致轉(zhuǎn)變；其次，在面向內(nèi)部治理方面，數(shù)據(jù)沉淀和數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)成為首要的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)；數(shù)據(jù)流通之后，如何賦能業(yè)務(wù)創(chuàng)新成為第二大業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)。
大型民營(yíng)組織除面臨管理層達(dá)成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的共識(shí)問(wèn)題外，大型民營(yíng)上市公司（非互聯(lián)網(wǎng)）最大困難是內(nèi)外部數(shù)據(jù)的打通和數(shù)據(jù)適配性問(wèn)題，大型互聯(lián)網(wǎng)公司則更加關(guān)注新舊系統(tǒng)的順滑銜接。
管理層要達(dá)成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的共識(shí)
對(duì)管理層來(lái)說(shuō)，最重要的是達(dá)成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的共識(shí)，從高層的決策到方案的形成到實(shí)際服務(wù)上線再到真正的把數(shù)字化辦公管理工具用起來(lái)，讓所有人認(rèn)可需要一個(gè)過(guò)程。
此外，還存在顯性管理問(wèn)題引發(fā)的系列問(wèn)題，包括人與人之間的協(xié)作不及時(shí)、人與事之間的脫鉤、運(yùn)作的事情和業(yè)務(wù)目標(biāo)沒(méi)有達(dá)成方向的一致性等。
隱性流程制度問(wèn)題也容易引發(fā)一些問(wèn)題：系統(tǒng)的落后導(dǎo)致一端與多端無(wú)法打通，形成數(shù)據(jù)孤島；缺乏內(nèi)部數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制；暫未實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公等。
金山辦公專(zhuān)家表示，數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，最重要的原則就是以客戶為主導(dǎo)，最大化的滿足和落地。流程上，首先要評(píng)估對(duì)這個(gè)產(chǎn)品的訴求的優(yōu)先級(jí)，根據(jù)對(duì)產(chǎn)品的現(xiàn)階段能提供的能力以及產(chǎn)品的規(guī)劃去匹配項(xiàng)目方案和整體的實(shí)施進(jìn)度，優(yōu)先級(jí)高的產(chǎn)品優(yōu)先去完善。此后，通過(guò)對(duì)一些中大型的項(xiàng)目的服務(wù)和磨合，打造出一些行業(yè)的解決方案和一些行業(yè)的特色服務(wù)，持續(xù)提高解決方案的覆蓋范圍和服務(wù)效能。
