就在剛剛過去的七月末,大多數公司都進行了月底結賬工作。月底結賬,對于各家企業來說都是一項龐大且繁雜的工程。對于財務人員而言,這更是一種競賽般的考驗,諸如企業總賬、員工報銷、催收客戶款項等工作,都需要在月底短短幾天內全部完成,這無疑是對財務工作能力提出了更高的要求。
其實,結賬并非一個部門的事,應是全公司的事,而建立有規劃的報銷機制對于企業經營管理而言也極為重要。當然,對于那些未從事財務和業務口相關的人員來說,報銷這件事大概率會成為他們月末最難戰勝的關卡,因為不常經歷,一旦上手操作,會發現處處皆難。月末的忙碌眾所周知,因此報銷可能會成為壓垮他們的最后一根“稻草”。
01發票難齊
在核對發票的過程中,很多人總會發現發票少了幾張。尤其是經常出差的人員,對于這種情況都十分熟悉,且深知此痛,機票、住宿發票找不到是常事。每逢遇到這類情況,除了聯系客服索求電子發票外,就只能想辦法找人幫忙尋求各種發票來湊數。
隨著數字化經濟的高速發展,推動了不少小微企業數智化轉型的進程。再回看這類問題時,經常跑出差的人員無需再為發票找不齊而困擾,只要有手機,就能實現邊出差、邊報銷。據了解,暢捷通好會計支持微信卡包、滴滴、郵箱等平臺發票自動拉取,多達3600種費用票智能識別,火車票、機票、打車票等都能一鍵提取。票據多渠道輕松收集,并自動帶有PDF文件,還能統一保管,防止丟失。
02流程難懂,工具難用
有不少人總單純的認為報銷很簡單,但往往在操作報銷時,才發現一竅不通。首當其沖,要先搞清楚復雜的報銷流程,涉及交表、簽字、蓋章等環節的先后順序。其次,要了解填報銷單的相關規定,比如什么項目對應什么報銷類別,需要區分清楚,稍不留神就會填錯。經常填錯的人員表示,填單難度與“垃圾分類”不相上下。
據了解,當下仍有不少企業內部使用Excel表格做報銷單,但不少一線銷售對于Excel的使用其實并不熟練,然而他們卻需要長期通過這種方式進行報銷,時常在做表時會遇到各種問題。往往研究半天還搞不定,最后只能求助于同事的模板來解決。一路操作下來不但耗時耗力,還會被人質疑工作能力。
上述這些煩惱,在借助智能化的工具后都將迎刃而解。據了解,暢捷通好會計可根據選擇的票據智能生成報銷單,無需再手工錄入,操作簡單便捷。且能有效幫助困擾無數職場人的貼票難題,無需手動貼票,票據自動掛接在報銷單上,可直接作為附件提交財務。
03財務難“搞”
職場中不少員工都認為,即便完成了報銷單填寫,也不好過財務那關。其實,財務人員并非刻意刁難,只是對于他們而言,嚴謹行事是有效防范企業經營管理風險的最好辦法。但在大量的票據單據面前,財務人員想要快速且無失誤的處理也不是件易事。
據業內人士稱,發票查驗很難。通常財務需要登錄發票查驗平臺,錄入發票四要素,查驗發票狀態;然后再挑出假票、廢票、紅沖票退回給員工。整個流程下來繁瑣且易出錯。因此,想要告別這種繁瑣的操作,大大提升財務人員的工作效能,就需要引入智能化的工具來輔助。據了解,暢捷通好會計支持發票自動驗真,發票最新狀態一鍵查詢,假票、廢票、紅沖票、重復票,在員工提交時就能自動控制提醒。
其實,除了發票查驗難外,報銷審核也不易。財務需要先核對每張報銷單金額與報銷票據金額是否一致、每張報銷單事項與票據事項是否一致,然后再單獨審核電子發票原文件與報銷單填寫內容是否一致等。財務每查驗一名報銷人員的單據,都要花費大量時間走完整套流程,企業內的報銷人員不在少數,可以想見這龐大的工程費時又費力。
綜上情況,企業依然需要通過使用智能化的工具來提升財務管理效率。暢捷通好會計就具備智能審核功能。據了解,暢捷通好會計可實現報銷票據自動生成報銷單,金額、事項系統自動稽核,報銷單改動還有智能提醒,提醒財務人員重點關注。
除發票查驗、報銷審核外,財務還需要根據預算進行費用管控,管控要求到人、到部門、到費用項目。而暢捷通好會計的智能管控功能則可以幫助財務人員提升在費用管控方面的工作效率。據了解,暢捷通好會計可以預先在系統里配置費用控制標準,員工在提交報銷時,系統可以智能及時提醒。
在職場中,人人都免不了與費用報銷發生交集。尤其是企業當中的財務人員和業務人員,而報銷難題實現有效的解決都將不同程度的助力職場人提升工作效能。暢捷通好會計報銷自動轉憑證的功能,既能節省財務人員重復錄入的時間,又保障了錄入數據的一致性和正確性。只有支付憑證與審批過程相統一,才有助于管理者建立更清晰的數據認識,從而實現更為透視化的企業管理。
