近日,國家稅務總局、財政部、中國國家鐵路集團有限公司發布公告,自2024年11月1日起,將在全國鐵路推廣全面數字化的客運電子發票——電子發票(鐵路電子客票)。
電子發票(鐵路電子客票)
長久以來,鐵路客運采用紙質車票作為報銷憑證。使用電子發票(鐵路電子客票)后:
對于企業而言,財務可基于電子發票開展無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等業務,免去大量耗時的人工處理工作,人效全面釋放。
對于員工及個人而言,最大的便利是不再需要到火車站、車票代售點、自助機上打印“鐵路車票(紙質報銷憑證)”,出行更便利。
根據公告,為方便旅客和單位,鐵路客運在全面數字化的電子發票推行使用中設置了過渡期,過渡期截止至2025年9月30日。過渡期內,“紙電并行”,企業需要同時做好紙質和電子發票(鐵路電子客票)的歸檔管理工作。
01火車票全面電子化 企業商旅管理更便捷
紙票時代下,企業通常采用以下兩種方式管理火車票:
● 員工不打印票根,第三方商旅平臺統一歸集管理。
● 員工打印票根,自行報銷火車票。
1)政策落地后,第三方平臺統一歸集管理火車票,會有何變化?為提升商旅費控管理效率及合規管理水平,如今,越來越多企業選擇一體化平臺分貝通。分貝通不僅場景覆蓋廣、資源價格優,還支持火車票統一歸集服務,免除企業大量日常管理煩惱,實現“員工免取票、企業更不怕少票”,全面釋放財務及行政人效。
過渡期間,分貝通依舊提供原有歸集服務
過渡期內,分貝通將繼續為客戶提供火車票紙質發票的統一回收及歸集,并按不同客戶需求整理,按約定時間郵寄,以此保證商旅管理保持高效作業。
此外,分貝通將積極響應政策的進一步落地,并持續關注與電子稅務局的打通,以及電子發票(鐵路電子客票)統一歸集方式的確定。
2)政策落地后,員工自行報銷火車票,會有何變化?
和原有紙質火車票員工報銷流程相比,基于電子發票(鐵路電子客票)的流程,免去了線下取票和易丟票的麻煩,開票線上化、電子化,發票可絲滑導入到分貝通平臺,完成后續報銷。
左:適用于政策過渡期 右:適用于政策正式施行后
針對新的電子發票(鐵路電子客票),分貝通能自動執行發票識別和驗真,判斷其真偽、是否紅沖,并能自動拉取符合電子會計檔案歸檔要求的電子發票(鐵路電子客票)XML/OFD原件。
同時,針對員工在分貝通預訂的火車票,平臺會基于電子發票(鐵路電子客票)上的行程信息,自動將訂單與該電子發票實現關聯,并實現一體化的訂單與報銷單聯動管控,規避重復報銷等異常情況。
此外,分貝通將推出數電火車票費控管理解決方案,幫助企業自動從稅局的企業稅務數字賬戶中獲取所有購方為本企業的電子發票(鐵路電子客票),并根據火車票上的人員信息和行程信息實現自動化智能匹配,以幫助企業更快速、可靠、合規地獲取電子發票(鐵路電子客票)。
02發票全面電子化 也要一體化
伴隨電子發票全場景、全流程相關政策的落地,企業需要有意識地部署符合“全面電子化”要求的發票和財務管理系統,為“以數治稅”做好實施基礎。
即便是數電票,也不得不面對如何高效、無誤的校驗、報銷到入賬、歸檔等挑戰。分貝通建議,每個流程都要“線上化”、全部流程最好“一個平臺”搞定。目前分貝通均可滿足這些訴求。
滿足多票種、自動化校驗:目前分貝通支持數電票、電子發票等27+種發票采集、源文件識別;支持數電票不同格式發票的OCR驗真及合規性校驗。
“結構化”提取,加快報銷效率:支持數電票XML等格式發票,轉化為結構化信息,方便審批。
發票電子檔案,信息全關聯:支持數電票發票與單據的整體連查,即以“發票”作為載體串聯整個報銷業務流程,并可查詢發票原件,保證報銷的真實性和合規性。
自數電票相關政策全面鋪開,財務管理的全電化快速部署已成必然,而這也是提升企業財務管理效率的重要措施。
當前,基于分貝通一體化平臺優勢,能夠幫助財務快速適用“數電票”全電化需求,同時通過對接系統的方式實現會計檔案的完整留存。而這,也是眾多高成長企業使用分貝通的重要原因。
