制造企業是典型的復雜體,從研發、采購、生產、銷售到售后等盤根錯節。在業務復雜度、流程規范化等持續進階的同時,報銷單據量更是月月破萬,可企業在差旅報銷的管理依然保持“傳統風格”。
從申請、審批、預訂到報銷,環節復雜冗長,這也逐漸形成了制造業特有的支出管理難題————“三多一低”,即業務類型多、流程多,發票種類多,財務效率低。“三多一低”帶來了更多合規問題的排查,一些潛藏的支出浪費更是防不勝防,財務每月審核和結算工作壓力巨大。
一樣的壓力,一樣的頭疼。這篇文章告訴你,科世達、眾瑞智能、高仙機器人是如何用“一個平臺”應對挑戰的。
01 科世達:如何讓90%的支出
下單即合規,還能降本百萬?
科世達是世界500強之一,也是老牌汽車零部件及配套設備服務商之一。跨國經營、萬人規模也讓這家企業很早就建立起財務智能化體系。截止2021年,科世達亞洲財務中心便僅有15名財務人員,卻擔負著14家分子公司的總賬、應收應付和稅務全方位工作。
但傳統的報銷模式是阻礙財務部效率的“絕對要素”。科世達要求員工需要在原來的在墊付差旅等費用,后將行程、花費等信息錄入OA系統,財務再將員工提供的原始票據與OA系統信息進行核對,通過后進而記賬。流程聽起來挺順,但異地報銷、違規超支等問題的坑,躲也躲不開。
〉〉如何讓90%的支出,下單即合規?
科世達牽手分貝通,在自有OA、SAP系統中,將分貝通SaaS平臺進行嵌入,從事前、事后兩個部分顛覆傳統報銷模式,將傳統報銷痛點一一擊破。聚合場景下,科世達在支出管控方面能夠通過嵌入分貝通平臺,將各項差旅、用餐、采購等支出規則,嵌入在員工的消費過程中,90%的支出下單即合規。
科世達基于分貝通,完成了從月均處理萬張發票到幾張“大發票”的改變,財務側員工每個月節省半個小時用工時間,并釋放給結算分析、財務分析等更具價值型的工作。如今,基于整個企業財務智能化體系建設,科世達可實現年均成本節約數百萬元。
02 眾瑞智能:改變報銷方式
“五步曲,變兩步走”?
作為青島儀器研發與創新應用的國家高新技術企業之一,眾瑞智能在組織規模逐步擴大的過程中,傳統報銷模式卻“拖了后腿”。
以銷售團隊為例。眾瑞智能有5個銷售大區,30多個客服站,幾十個銷售經理和客服人員,平均一個月至少20天都要出差跑客戶。面對百人團隊每月產生的上千張報銷單據,審核工作繁,合規問題碎。“事后發作”式的費控模式,冗余的流程更是加劇工作量。
〉〉報銷“出差五步曲,變兩步走”?
眾瑞智能通過分貝通實現了員工費用支出的事前管控。比如銷售人員出差前先提交申請,通過后便可直接在分貝通App內完成機票、酒店、火車、用車等的計劃內行程預訂,直接由企業買單。銷售人員免墊資,免報銷,財務每月壓力也小了。
分貝通支持自定義的審批流和規則配置,如今員工不僅大部分因公消費都可在分貝通App完成,更能潛移默化的“按規則辦事”。使用分貝通大約一年后,差旅報銷類發票量大約有80%以上的降低。即使仍需面對一些報銷處理情況,員工在分貝通App端便能通過OCR技術自動、多維度校驗發票合規性,這也為財務的報銷核算提供初步把關。
03 高仙機器人:千筆打車訂單
如何化“零散”為“整”?
作為清潔機器人領域的霸主,高仙機器人的業務已覆蓋全世界30多個國家和地區,在國內更是擁有11+分/子公司。面對每月破萬的票據處理量,總部財務習以為常。
就拿加班打車來說,總部從分子公司每月回收的加班打車訂單上千筆,經常出現發票抬頭開錯、不提供具體的行程單,財務每個月至少存在5%左右的打車票據需要重新溝通,僅此類票據審核工作,每月至少占用財務5天的時間。這對于管理人員來講需要耗費大量時間精力。
〉〉月度打車訂單如何化“零散”為“整”?來聽聽高仙機器人CFO怎么說
分貝通
如今,分貝通用一個平臺管理的模式,聚合優質供應鏈,員工下單,企業支付,分貝通直接與企業按約定周期統一結算,幫助財務節約出大量重復性工作的時間,讓財務的人效更高、讓員工的體驗更好。
從世界工廠到制造強國,中國正面臨著制造業轉型之機。尤其在金稅四期加速推進的當下,制造業企業也在逐步轉型。企業可以優先考慮選擇適配性高的數字化應用,提升企業效率,實現迅速降本。一個平臺管理企業全部消費支出,分貝通適配性高,可以對接企業內部系統,實現全流程互動通,提升企業管控效率、流程銷量、數據效率。
